Gmina
Olszanka

INFORMACJA

dot. zewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

(na podstawie art. 48 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów)

 

1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

1. w postaci papierowej na adres do korespondencji: Urząd Gminy Olszanka, Olszanka 16, 49-332 Olszanka, z dopiskiem na kopercie „sygnalista”;
2. w postaci elektronicznej poprzez formularz internetowy dostępny pod adresem: sygnalista.olszanka.pl;
3. ustnie podczas bezpośredniego spotkania, z upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń pracownikiem Urzędu Gminy Olszanka, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.

 

2. Warunki objęcia Sygnalisty ochroną:

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

 

3. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

1. W przypadku wpłynięcia zgłoszenia o naruszeniu prawa organ dokonuje wstępnej weryfikacji, która polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
2. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. W takim przypadku organ poinformuje o tym sygnalistę.
3. Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa organ odstąpi od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz poinformuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
4. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ rozpatruje zgłoszenie i podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym.
5. Organ może zwrócić się do zgłaszającego o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu, wykorzystując adres do kontaktu. Jeżeli zgłaszający sprzeciwia się przesyłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub przesłanie takich żądań może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
6. Organ przekazuje zgłaszającemu informację zwrotną zawierającą informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach - w terminie 6 miesięcy od tego dnia.
7. Informacja zwrotna jest przekazywana na adres do kontaktu, a w przypadku zgłoszeń zewnętrznych składanych w formie dokumentu elektronicznego - za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
8. Organ może pozostawić bez rozpoznania zgłoszenie zewnętrzne w przypadku, gdy odstąpił od przekazania wcześniejszego zgłoszenia zewnętrznego organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych, albo w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

 

4. Informacja zwrotna dla sygnalisty

Organ przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

 

5. Zasady  poufności

Procedura uniemożliwia uzyskanie dostępu osobom nieupoważnionym do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie i innych osób wskazanych w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość tych osób.

 

6. Zasady przetwarzania danych osobowych

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych

1. Administrator danych:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wójt Gminy Olszanka z siedzibą w Olszance 16, 49- 332 Olszanka. Z administratorem można się skontaktować telefonicznie pod numerem 77 400 29 00 lub za pośrednictwem poczty elektronicznej: ug@olszanka.pl.

2. Inspektor ochrony danych:

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem e mail: rodo@lege.olawa.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora wskazany powyżej.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych:

1. Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane:
   • w celu przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa oraz podjęcia działań następczych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (u.o.sygnal.);
   • w celu prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych oraz zapewnienia ochrony sygnalisty (w tym poufności jego tożsamości) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO (obowiązek prawny oraz wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym);
   • w zakresie wyrażonej przez Panią/Pana wyraźnej zgody na ujawnienie tożsamości – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
2. Dane osób, których dotyczy zgłoszenie oraz świadków, są przetwarzane w tych samych celach i podstawach prawnych.

4. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

1. Administrator przetwarza w szczególności:
   • dane identyfikacyjne sygnalisty (imię i nazwisko, dane kontaktowe – adres korespondencyjny, e‑mail, telefon),
   • dane identyfikacyjne osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu (imię i nazwisko, stanowisko, inne dane pozwalające na identyfikację),
   • dane opisujące okoliczności zgłoszenia (opis naruszenia prawa, miejsce, czas, dowody, informacje o świadkach).
2. Administrator przetwarza dane w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia i podjęcia działań następczych; dane zbędne są usuwane w terminie 14 dni od ustalenia ich zbędności.

5. Źródło danych:

1. Dane osobowe pozyskiwane są przede wszystkim od sygnalisty (złożone zgłoszenie). Dane osób, których dotyczy zgłoszenie lub świadków, mogą być pozyskiwane pośrednio – od sygnalisty lub innych osób uczestniczących w postępowaniu wyjaśniającym.
2. Ze względu na konieczność zapewnienia ochrony sygnalisty oraz skuteczności działań następczych stosuje się ograniczenia obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane są pozyskiwane pośrednio, zgodnie z art. 14 ust. 5 lit. b RODO – w zakresie, w jakim spełnienie tego obowiązku mogłoby uniemożliwić lub poważnie utrudnić realizację celu przetwarzania.

6. Odbiorcy danych osobowych:

1. Odbiorcami danych mogą być:
   • upoważnieni pracownicy urzędu gminy odpowiedzialni za przyjmowanie zgłoszeń, ich weryfikację oraz działania następcze,
   • inne organy publiczne właściwe do podjęcia działań następczych, którym zgłoszenie zostanie przekazane zgodnie z u.o.sygnal.,
   • organy ścigania, sądy lub inne organy uprawnione – jeżeli jest to konieczne i proporcjonalne dla prowadzenia postępowań wyjaśniających, przygotowawczych lub sądowych.
2. Dane osobowe sygnalisty nie są ujawniane osobom nieupoważnionym; ujawnienie jego tożsamości jest dopuszczalne wyłącznie za jego wyraźną zgoda albo gdy wynika to z koniecznego i proporcjonalnego obowiązku prawnego.

7. Okres przechowywania danych:

Dane osobowe przetwarzane w związku ze zgłoszeniami zewnętrznymi oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub postępowania zainicjowane tymi działaniami. Po upływie tego okresu dane i dokumenty podlegają usunięciu lub zniszczeniu.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. Przysługuje Pani/Panu prawo:
   • dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO),
   • sprostowania danych (art. 16 RODO),
   • żądania ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), a w uzasadnionych przypadkach – usunięcia danych (art. 17 RODO), z zastrzeżeniem ustawowych obowiązków administratora wynikających z u.o.sygnal.,
   • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.
2. W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przysługuje prawo jej cofnięcia w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

9. Informacja o wymogu podania danych:

1. Podanie danych identyfikujących sygnalistę i danych kontaktowych jest dobrowolne, ale ich niepodanie może utrudnić kontakt z sygnalistą i udzielenie informacji zwrotnej oraz – w określonych sytuacjach – uniemożliwić objęcie sygnalisty ochroną ustawową.
2. Dane osób, których dotyczy zgłoszenie, są podawane w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia zgłoszenia; brak tych danych może uniemożliwić właściwą weryfikację zgłoszenia i podjęcie działań następczych.

10. Zasady poufności i bezpieczeństwa danych

1. Administrator zapewnia, że procedura przyjmowania zgłoszeń oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają dostęp osób nieuprawnionych do informacji objętych zgłoszeniem, a także zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz – w zakresie rejestru wewnętrznego – osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
2. Do przetwarzania danych dopuszczone są wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienia administratora; osoby te są zobowiązane do zachowania tajemnicy także po ustaniu zatrudnienia lub innego stosunku prawnego.

 

7. Charakter działań następczych

Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

 

8. Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady prawnej

W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania takich działań pod rygorem odpowiedzialności karnej. W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz działań odwetowych dotyczy również:

a) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;

b) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej

 

9. Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

 

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

 

10. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

1. strona internetowa: https://bip.brpo.gov.pl/pl

2. Infolinia: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl

3. Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa