Gmina
Augustów

WÓJTA GMINY AUGUSTÓW

z dnia 2 lutego 2026 r.

w sprawie powołania Administratora Systemu KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) oraz zasad nadawania uprawnień dla użytkowników Systemu KSeF w Gminie Augustów

 

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 1153) w związku z art. 106ga–106gc ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.) oraz w związku z § 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481 z późn. zm.) oraz § 19 ust. 2 pkt. 4 i 7 lit a) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773) zarządzam, co następuje:

 

§ 1.

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Augustów, o nadanym nr NIP: 8461595610

KSeF – należy przez to rozumieć Krajowy System e-Faktur, o którym mowa w art. 106nd–106nf ustawy o VAT, służący do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, w tym faktur korygujących.

Jednostka organizacyjna – należy przez to rozumieć gminną jednostkę budżetową objętą centralizacją rozliczeń VAT Gminy.

Urząd – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Augustów.

Główny Administrator KSeF – osoba lub osoby wyznaczone w Urzędzie do zarządzania uprawnieniami w KSeF na najwyższym poziomie JST, w tym do delegowania uprawnień.

Lokalny Administrator Uprawnień – kierownik jednostki organizacyjnej lub wyznaczony przez niego pracownik, któremu Główny Administrator KSeF nadał uprawnienia do zarządzania użytkownikami w ramach tej jednostki.

Użytkownik KSeF – pracownik Urzędu lub jednostki organizacyjnej, któremu nadano uprawnienia do wystawiania lub odbierania faktur w KSeF.

 

§ 2.

1. Uprawnienia właścicielskie w KSeF dla Gminy zostały nadane na podstawie wniosku ZAW-FA.
2. Wyznacza się Wójta do pełnienia funkcji Głównego Administratora KSeF w zakresie właściwości podatnika – Gminy. Każdorazowa zmiana osoby na stanowisku oznacza obowiązek dokonania zmiany uprawnień dla Głównego Administratora KSeF.
3. Główny Administrator KSeF:

1. został wskazany na druku ZAW-FA i wykorzystuje do uwierzytelniania podpis elektroniczny,
2. odpowiada za nadawanie i cofanie uprawnień do zarządzania użytkownikami dla Lokalnych Administratorów Uprawnień w jednostkach organizacyjnych,
3. odpowiada za nadawanie i cofanie uprawnień dla podmiotów zewnętrznych, upoważnionych do wykonywania określonych czynności w KSeF w imieniu i na rzecz Gminy, zgodnie z zawartymi umowami lub udzielonymi pełnomocnictwami.

4. W celu zapewnienia ciągłości działania systemu KSeF upoważnia się Kierownika Referatu  ds. Obsługi Informatycznej jako Główny Administrator do pełnienia funkcji Zastępcy Głównego Administratora KSeF w zakresie właściwości podatnika – Gminy. Każdorazowa zmiana osoby na stanowisku Kierownika Referatu  ds. Obsługi Informatycznej oznacza obowiązek dokonania zmiany uprawnień dla Zastępcy Głównego Administratora KSeF.
5. Zastępca Głównego Administratora KSeF prowadzi centralny rejestr nadanych uprawnień.

§ 3.

1. Uprawnienia do zarządzania Użytkownikami KSeF w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej deleguje się na kierownika GOPS w drodze wyznaczenia go na  Lokalnego Administratora Uprawnień.
2. Uprawnienia do zarządzania Użytkownikami KSeF w pozostałych Jednostkach Organizacyjnych Gminy przyznane zostają Zastępcy Głównego Administratora będącego jednocześnie Lokalnym Administratorem Uprawnień dla danej Jednostki Organizacyjnej.
3. Do zadań Lokalnego Administratora Uprawnień należy:

1. nadawanie, modyfikacja i odbieranie uprawnień Użytkownikom KSeF wyłącznie w ramach danej Jednostki Organizacyjnej,
2. weryfikacja wniosków o nadanie uprawnień pod względem merytorycznym,
3. prowadzenie i bieżąca aktualizacja lokalnej ewidencji uprawnień,
4. niezwłoczne odbieranie uprawnień pracownikom, z którymi ustał stosunek pracy lub których zakres obowiązków uległ zmianie,
5. wystawiania faktur, w których jednostka organizacyjna występuje, jako Podmiot 3 o roli „7” – JST wystawca, a JST występuje jako Podmiot 1 – sprzedawca;
6. dostępu do faktur, w których jednostka organizacyjna występuje jako Podmiot 3, a JST występuje, jako sprzedawca lub nabywca,
7. nadawanie, modyfikacja i odbieranie uprawnień w KSeF dla  ZOES będącego Centrum Usług Wspólnych w zakresie, w jakim centrum to realizuje zadania na rzecz danej jednostki organizacyjnej.

4. Administratorem Urzędu Gminy jest Zastępca Głównego Administratora, a uprawnienia w tym zakresie zostaną nadane przez Głównego Administratora KSeF, o którym mowa w §2.
5. Uprawnienia do korzystania z systemu KSeF dla pracowników Urzędu nadaje  Zastępca Głównego Administratora KSeF.
6. Uprawnienia nadawane są zgodnie z wykonywanym zakresem czynności poszczególnych pracowników.
7. Kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do niezwłocznego informowania Głównego Administratora KSeF o każdej zmianie danych osób pełniących rolę administratorów jednostki.
8. W celu zapewnienia ciągłości działania systemu KSeF upoważnia się osobę zatrudnioną na stanowisku Informatyk do pełnienia funkcji Zastępcy dla wszystkich Lokalnych Administratorów KSeF w zakresie właściwości poszczególnych jednostek Gminy. Każdorazowa zmiana osoby na ww. stanowisku  oznacza obowiązek dokonania zmiany uprawnień dla Zastępcy wszystkich Lokalnych Administratorów KSeF.

 

§ 4.

1. Nadanie, modyfikacja lub odebranie uprawnień do korzystania z KSeF następuje na podstawie pisemnego „Wniosku o nadanie/modyfikację/odebranie uprawnień w KSeF”, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Wniosek o nadanie/modyfikację/odebranie uprawnień w KSeF przekazuje się właściwemu Administratorowi.
3. Wniosek, po uzyskaniu akceptacji bezpośredniego przełożonego, składany jest do właściwego administratora:

1. Pracownicy Jednostek Organizacyjnych – składają wniosek do kierownika (dyrektora) swojej jednostki, który przekazuje go do realizacji Lokalnemu Administratorowi Uprawnień.
2. Pracownicy Urzędu – składają wniosek do bezpośrednich przełożonych, którzy po weryfikacji przekazują go do realizacji Administratorowi Urzędu.

4. Kierownicy jednostek organizacyjnych oraz naczelnicy wydziałów są odpowiedzialni za bieżącą weryfikację i aktualizację listy osób posiadających uprawnienia w podległych im komórkach.

 

§ 5.

Użytkownicy posiadający uprawnienia do pracy w KSeF, w zakresie w jakim uprawnieni są wyłącznie do odbioru faktur lub do nadawania, modyfikacji lub odbierania uprawnień w KSeF, mogą logować się do KSeF za pośrednictwem profilu zaufanego.

 

§ 6.

1. W kontekście prawidłowej pracy i zawartych danych w systemie KSeF, każdy użytkownik systemu KSeF powinien zapoznać się w szczególności z:

1. Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
2. Podręcznikami KSeF (część I – IV) oraz podręcznikiem użytkownika Modułu Certyfikatów i Uprawnień MCU. Wymienione materiały udostępnione są na dedykowanej stronie internetowej: www.ksef.podatki.gov.pl
3. niniejszym zarządzeniem.

2. Mając na uwadze, że System KSeF jest systemem informatycznym, w ramach którego przetwarzany jest szeroki zakres danych, każdy użytkownik powinien przestrzegać:

1. zasad bezpiecznego uwierzytelnienia się,
2. regulacji wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce organizacyjnej dotyczących bezpiecznej pracy w systemach informatycznych oraz ochrony danych osobowych,
3. obowiązku zgłaszania do właściwego administratora jednostki organizacyjnej wszelkich incydentów mających wpływ na prawidłowe funkcjonowanie systemu.

3. Każdy Użytkownik KSeF jest zobowiązany do ochrony swoich danych uwierzytelniających i korzystania z systemu wyłącznie w celach służbowych.

 

§ 7.

Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Gminy, Sekretarzowi Gminy, kierownikowi  referatu Urzędu oraz kierownikom jednostek organizacyjnych objętych centralizacją VAT.

 

§ 8.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.