Wydział Organizacji i Kadr
- W Wydziale Organizacji i Kadr tworzy się :
-
- Referat Organizacji i Kadr,
- Referat Administracyjno - Gospodarczy,
- Biuro Rady Powiatu,
- Stanowisko ds. Archiwum Zakładowego,
- Stanowisko Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością,
- Do podstawowych zadań Referatu Organizacji i Kadr należy w szczególności:
-
- prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Starostwa, kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży oraz kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu z wyłączeniem dyrektorów szkół i placówek oświatowych,
- przechowywanie i zabezpieczanie akt osobowych pracowników Starostwa, kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu oraz kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży,
- prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze,
- sporządzanie sprawozdań statystycznych, związanych z zatrudnianiem pracowników Starostwa,
- koordynowanie szkoleń, dokształcania i podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Starostwa,
- współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizowania staży i prac interwencyjnych w Starostwie,
- organizowanie i nadzorowanie praktyk zawodowych odbywanych przez uczniów, studentów i aplikantów,
- prowadzenie spraw socjalnych pracowników Starostwa,
- nadzorowanie przestrzegania czasu pracy,
- przyjmowanie klientów w sprawach skarg i wniosków na organizację Starostwa,
- prowadzenie książki kontroli zewnętrznych, zbiorczej ewidencji materiałów z tych kontroli oraz wniosków i zaleceń pokontrolnych,
- organizowanie posiedzeń Zarządu oraz zapewnienie obsługi techniczno-biurowej Zarządu,
- prowadzenie ewidencji uchwał Zarządu,
- przekazywanie uchwał, decyzji i ustaleń Zarządu do realizacji,
- prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej z zakresu działania Zarządu,
- przekazywanie materiałów do opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Podkarpackiego,
- prowadzenie spraw związanych z publikacją w Biuletynie Informacji Publicznej oraz przekazywaniem do właściwych organów oświadczeń majątkowych osób zobowiązanych do ich złożenia,
- prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej, w zakresie działania Wydziału,
- prowadzenie rejestrów:
a) wniosków,
b) aktów wewnętrznych, w tym zarządzeń Starosty,
c) wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
d) jednostek organizacyjnych Powiatu,
e) porozumień zawieranych przez Starostę lub Powiat,
-
- prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad Powiatowym Urzędem Pracy w Jaśle, z wyłączeniem prowadzonych przez jednostkę inwestycji i remontów,
- przygotowywanie zarządzeń wewnętrznych Starosty, dotyczących organizacji Starostwa,
- prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Powiatu wraz z jednostkami podległymi,
- prowadzenie Sekretariatu Starostwa,
- organizowanie i obsługa przyjęć klientów (stron) przez Starostę i Wicestarostę w sprawach skarg i wniosków,
- organizowanie i obsługa narad Starosty z kierownikami komórek organizacyjnych,
- prowadzenie kancelarii ogólnej, zapewniającej obsługę kancelaryjną Starostwa w tym:
a) przyjmowanie poczty wnoszonej do Starostwa bezpośrednio przez klientów oraz dostarczanej za pośrednictwem operatorów pocztowych,
b) rejestrowanie korespondencji wpływającej do Starostwa w rejestrze kancelaryjnym,
c) dostarczanie korespondencji do Sekretariatu Starostwa oraz poszczególnych komórek organizacyjnych,
d) wysyłanie korespondencji i przesyłek,
-
- prowadzenie Punktu Obsługi Klienta, w tym:
a) udzielenie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Starostwa,
b) wydawanie druków wniosków i formularzy oraz kart informacyjnych.
-
- prowadzenie spraw związanych z informatyzacją działalności Starostwa w oparciu o ustawę o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
- prowadzenie spraw z zakresu ochrony danych osobowych w tym opracowanie i aktualizowanie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w oparciu o informacje przekazane przez gestorów zasobów informacyjnych prowadzenie spraw wynikających z przepisów ustawy o petycjach.
- Do podstawowych zadań Referatu Administracyjno - Gospodarczego należy w szczególności:
-
- prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo- technicznym, zakupem sprzętu i wyposażenia oraz naprawą i konserwacją,
- prowadzenie analitycznej ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych środków trwałych,
- prowadzenie ewidencji obwieszczeń i ogłoszeń zamieszczanych w Starostwie oraz obsługa tablicy ogłoszeń,
- zapewnianie zaopatrzenia budynku Starostwa w wodę i odprowadzanie ścieków,
- zapewnianie zaopatrzenia budynku Starostwa w energię elektryczną i energię cieplną,
- zapewnianie wywozu nieczystości,
- zapewnianie utrzymania porządku i czystości w pomieszczeniach biurowych, pomieszczeniach wspólnego użytkowania i w bezpośrednim otoczeniu budynku,
- zapewnienie informacji wizualnej dla klientów,
- zapewnienie obsługi centrali telefonicznej,
- zapewnienie obsługi urządzenia kopiującego,
- zapewnianie obsługi transportu osobowego,
- zapewnianie bieżących napraw wynikających z eksploatacji budynku Starostwa,
- zapewnienie całodobowego dozoru budynku Starostwa,
- sprawowanie nadzoru nad eksploatacją budynku Starostwa i prowadzenie ksiąg obiektu według zasad określonych w prawie budowlanym,
- zapewnianie serwisu, konserwacji i utrzymania w stałej sprawności sprzętu przeciwpożarowego, urządzeń kotłowni gazowej, sieci centralnego ogrzewania, sieci elektrycznej, przewodów kominowych i wentylacyjnych oraz sieci wodociągowo - kanalizacyjnej,
- koordynowanie wymaganych przeglądów instalacji budynku Starostwa,
- prowadzenie spraw związanych z wynajmowaniem wolnych pomieszczeń biurowych i piwnic w budynku Starostwa,
- Do podstawowych zadań Biura Rady Powiatu należy w szczególności:
-
- gromadzenie i przygotowywanie materiałów niezbędnych dla pracy Rady i Komisji Rady,
- przygotowywanie materiałów na posiedzenia Rady i Komisji Rady,
- sporządzanie protokołów z sesji Rady,
- prowadzenie rejestrów:
a) uchwał Rady,
b) wniosków i opinii Komisji Rady,
c) interpelacji i wniosków radnych.
-
- przekazywanie Zarządowi do realizacji uchwał Rady, wniosków Komisji, interpelacji i wniosków radnych oraz czuwanie nad terminowym ich załatwianiem,
- przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady,
- opracowywanie sprawozdań i informacji z działalności Rady,
- obsługa kancelaryjno – biurowa Przewodniczącego Rady,
- prowadzenie ewidencji udziału radnych w sesjach i posiedzeniach Komisji,
- prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej z zakresu działania Rady,
- prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i organizacją wyborów,
- przekazywanie do Biuletynu Informacji Publicznej aktów prawa miejscowego stanowionych przez Radę Powiatu celem ich publikacji w wykazie aktów prawa miejscowego.
- Do podstawowych zadań Stanowiska ds. Archiwum Zakładowego należy prowadzenie archiwum zakładowego, w tym w szczególności:
-
- przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Starostwa,
- przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
- prowadzenie skontrum dokumentacji,
- porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
- udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
- przeprowadzanie kwerend archiwalnych, inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
- przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
- sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
- doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją,
- kontrolowanie wszystkich komórek organizacyjnych Starostwa w zakresie stosowania przepisów jednolitego rzeczowego wykazu akt dla organów powiatu i starostw powiatowych.
- Do podstawowych zadań Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością należy w szczególności:
-
- sprawowanie nadzoru nad prawidłowością funkcjonowania systemu zarządzania jakością,
- podejmowanie wszelkich działań, celem utrzymania systemu zarządzania jakością,
- inicjowanie, opracowywanie i wdrażanie wszelkich rozwiązań mających na celu doskonalenie systemu zarządzania jakością,
- sprawowanie nadzoru i zarządzanie dokumentacją systemową,
- koordynowanie działań związanych z prowadzeniem auditów wewnętrznych,
- sprawowanie nadzoru nad realizacją działań korygujących i zapobiegawczych oraz dokonywanie oceny skuteczności tych działań,
- przedstawianie kierownictwu sprawozdań dotyczących funkcjonowania systemu zarządzania jakością i wszelkich potrzeb związanych z jego doskonaleniem,
- upowszechnianie w Starostwie świadomości dotyczącej wymagań klientów zewnętrznych.
Sekretarz Powiatu - Agnieszka Maciejowska- Rzemińska - tel. 134486412, pok. 211
e-mail: sekretarz@powiat.jaslo.pl