Powiat
Świebodziński

Celem procedury jest:

-￿stworzenie kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń,

-￿poprawa społecznej percepcji (postrzegania) działań osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości jako aktywności wątpliwej moralnie (donosicielstwo),

-￿ochrona osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości,

-￿ochrona Urzędu poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości,

-￿propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.

Procedura:

￿-umożliwia jawne lub poufne dokonywanie zgłoszeń,

￿-gwarantuje rzetelne, obiektywne i terminowe sprawdzanie zgłoszeń,

￿-zapewnia ochronę osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych.

§ 1. Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

1) organ – Zarząd Powiatu Świebodzińskiego,

2) urząd – Starostwo Powiatowe w Świebodzinie;

3) anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;

4) działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane z dokonanym

zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej

zgłoszenia;

5) działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;

6) informacje na temat naruszeń – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;

7) kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z pracą w ramach, których niezależnie od charakteru tych działań osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;

8) naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;

9) osoba dokonująca zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;

10) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

11) osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;

12) zgłoszenie – przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w organizacji,

w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy.

§ 2. 1. Przedmiotem zgłoszenia regulowanego procedurą zgłoszeń zewnętrznych mogą być informacje o naruszeniach prawa określonych w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.

2. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło nie podlega ochronie

przewidzianej dla sygnalisty oraz może zostać pociągnięta do odpowiedzialności karnej.

§ 3. 1. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada:

1) Starosta, który aktywnie uczestniczy w realizacji niniejszej procedury, w szczególności poprzez:

a) osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w tym korupcji,

b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,

c) zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom,

d) ustalenie i podział kompetencji pomiędzy pracowników Urzędu, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom.

2) Sekretarz Powiatu sprawuje bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:

a) monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych pracowników,

b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,

c) zgłaszanie naruszeń właściwym organom.

3) Inspektor ds. nadzoru realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:

a) przyjmowanie zgłoszeń/sygnalizacji,

b) prowadzenie rejestru zgłoszeń/sygnalizacji,

c) potwierdzanie przyjęcia zgłoszenia oraz stwierdzanie nadania statusu sygnalisty dla osoby zgłaszającej,

d) zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy spośród osób wymieniony w pkt. 4,

e) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności udzielenie odpowiedzi,

f) zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia,

g) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań.

4) Naczelnicy wydziałów, Audytor Wewnętrzny współpracują z komórką organizacyjną/ stanowiskiem wskazanym w pkt. 3 w zakresie:

a) monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników,

b) wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu/sygnalizacji,

c) zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.

5) Pracownicy Urzędu, w szczególności:

a) przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań,

b) dokonują analizy ryzyk i informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach

w realizowanych zadaniach,

c) na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości,

d) udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości,

e) w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą

przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.

§ 4. 1. Informacja o sposobie przyjmowania zgłoszeń jest udostępniana na stronie Biuletynu Informacji

Publicznej Urzędu.

2. W Urzędzie dostępne są następujące kanały zgłaszania:

1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: zgloszenie@powiat.swiebodzin.pl w zaszyfrowanym pliku, szyfr do pliku należy przekazać pracownikowi osobiście lub telefonicznie;

2) w formie listownej na adres: ul. Kolejowa 2, 66-200 Świebodzin z dopiskiem na kopercie, np. „zgłoszenie

zewnętrzne”, „Inspektor ds. nadzoru – zgłoszenie zewnętrzne”, itp.;

3) osobiście lub telefonicznie do pracownika wyznaczonego w urzędzie (tel. 68 475 53 66). Inspektor ds. nadzoru do którego osobiście lub telefonicznie zgłoszono nieprawidłowość dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia, protokołu, nagrania rozmowy;

4) poprzez stronę www.sygnalista.powiat.swiebodzin.pl

§ 5. 1. Zgłoszenie może mieć charakter:

1) jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;

2) poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.

2. Organ nie rozpatruje zgłoszeń anonimowych.

3. Informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona do rzecznika Praw Obywatelskich.

§ 6. 1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

1) dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

2) adres do kontaktu (nie dotyczy zgłoszeń anonimowych);

3) datę i miejsce sporządzenia;

4) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

5) opis nieprawidłowości oraz ich daty.

2. Zgłoszenie powinno zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

3. Zgłoszenia rejestrowane są przez Inspektora ds. nadzoru w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych na podstawie zgłoszenia zewnętrznego.

4. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych zawiera informacje o:

1) numerze zgłoszenia;

2) dacie dokonania zgłoszenia;

3) danych osobowe sygnalisty;

4) danych kontaktowych sygnalisty;

5) danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie;

6) przedmiocie naruszenia prawa;

7) podjętych działaniach następczych;

8) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy o ochronie sygnalistów;

9) datę zakończenia sprawy;

10) informacje o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów;

2. Osoby, o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

3. Na żądanie osoby dokonującej zgłoszenia organ wydaje, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania, zaświadczenie, w którym potwierdza, że osoba dokonująca zgłoszenia polega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów.

§ 11. 1. Osoby dokonujące zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia podlegają ochronie

prawnej polegającej na zapewnieniu poufności danych oraz ochrony tożsamości na każdym etapie postepowania wyjaśniającego.

2. Zachowaniu poufności podlegają również informacje o osobie wskazanej w zgłoszeniu naruszenia.

§ 12. Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

§ 13. 1. Administratorem danych osobowych sygnalistów, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, osób,

których zgłoszenie dotyczy, świadków i innych osób, których dane są przetwarzane w związku z realizacją procedury jest Powiat Świebodziński reprezentowany przez Starostę Świebodzińskiego z siedzibą w Świebodzinie.

2. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych stanowi załącznik do procedury zgłoszeń zewnętrznych.

§ 14. Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.

§ 15. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego oraz ustawy o ochronie sygnalistów.

1. E-mailem – wyślij zgłoszenie na adres: zgloszenie@powiat.swiebodzin.pl w zaszyfrowanym pliku. Hasło do pliku możesz przekazać osobiście lub telefonicznie pracownikowi Urzędu.

2. Listownie – napisz zgłoszenie i wyślij je na adres: ul. Kolejowa 2, 66-200 Świebodzin, dopisując na kopercie np. „Zgłoszenie zewnętrzne” lub „Inspektor ds. nadzoru – zgłoszenie zewnętrzne”.

3. Osobiście lub telefonicznie – skontaktuj się z wyznaczonym pracownikiem Urzędu pod numerem 68 475 53 66. Inspektor ds. nadzoru udokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia, protokołu lub nagrania rozmowy.

4. Online – skorzystaj z dedykowanej strony internetowej: https://sygnalista.powiat.swiebodzin.pl/