Gmina
Kamieniec Ząbkowicki

                                                            Urząd Miejski w Kamieńcu Ząbkowickim

                                                      ul. Ząbkowicka 26, 57-230 Kamieniec Ząbkowicki

                                                                          tel. 729 057 840

                                                 e-mail: gmina@kamienieczabkowicki.eu

                                                         Transkrypcja zagranicznego aktu urodzenia

                                                               do polskiego rejestru stanu cywilnego

Wymagane dokumenty:

• wniosek;
• jeżeli wnioskodawca działa przez pełnomocnika - pełnomocnik dołącza do wniosku oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa; pełnomocnictwo musi wskazywać kto, kogo, do jakiej czynności upoważnia, a ponadto musi być zaopatrzone w datę i podpis mocodawcy;
• oryginał zagranicznego aktu lub odpisu aktu urodzenia wraz z jego tłumaczeniem na język polski;
• dokumenty stanu cywilnego stwierdzające zdarzenie wcześniejsze wraz z ich tłumaczeniem na język polski  - jeżeli wnioskodawca wnosi jednocześnie o sprostowanie lub uzupełnienie transkrybowanego aktu urodzenia, a dokumenty te nie zostały uprzednio sporządzone na terytorium RP.

Dokumenty w języku obcym składa się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez:

• tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
• tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)
• konsula.

Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również:

• dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula,
• dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski.

W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium RP dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny w języku obcym może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium RP. 

Nie wymagają tłumaczenia odpisy skrócone aktów urodzeń, małżeństw i zgonów na drukach wielojęzycznych wystawione zgodnie z Konwencją nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzoną w Wiedniu 8 września 1976 r.

Dokumenty składane wraz z wnioskiem o transkrypcję zagranicznego aktu urodzenia  nie podlegają zwrotowi. Osoby przebywające poza granicami RP mogą również skorzystać w sprawie transkrypcji aktu małżeństwa z pośrednictwa konsula RP.  We właściwym konsulacie otrzymają wówczas niezbędne informacje oraz uiszczą stosowne opłaty.

Nazwy miejscowości położonych poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamieszcza się w transkrybowanym akcie w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu urodzenia może złożyć:

- osoba, której akt dotyczy,                                                                                                                       

- rodzice małoletniego dziecka,                                                                                                         

-  osoba, która wykaże interes prawny transkrypcji aktu urodzenia innej osoby.

Wnioskodawca może działać przez pełnomocnika.

Opłaty

• za odpis zupełny aktu urodzenia po dokonaniu transkrypcji - 50 zł, 
• odpis zupełny po dokonaniu transkrypcji oraz sprostowaniu lub uzupełnieniu – 89 zł
• odpis zupełny po dokonaniu transkrypcji oraz sprostowaniu i uzupełnieniu – 128 zł
• od pełnomocnictwa – 17 zł

Zwolnienia z opłaty skarbowej określa ustawa o opłacie skarbowej.

Opłatę skarbową /gotówką/ uiszcza się bezpośrednio w urzędzie w chwili składania wniosku lub przelewem na konto urzędu:

 
Gmina Kamieniec Ząbkowicki B/S Ząbkowice Śląskie O/Kamieniec Ząbkowicki

43 9533 1030 2005 0000 0114 0001

Opłatę skarbową dokonaną z zagranicy przelewem bankowym międzynarodowym należy wpłacić na konto: SWIFT CODE POLUPL PR 43 9533 1030 2005 0000 0114 0001

Miejsce złożenia dokumentów

Urząd Stanu Cywilnego w Kamieńcu Ząbkowickim

ul. Ząbkowicka 26, 57-230 Kamieniec Ząbkowicki

Sprawę załatwia:

Wydział Urząd Stanu Cywilnego

Nr pokoju: 3

Osoba do kontaktu: Klaudia Michalik-Burczak, Marta Hercuń

Nr telefonu: 729 057 841, 729 057 845

Godziny urzędowania: pn. 7:30 – 16.00, wt. – czw. 7.30 -15.30, pt. 7.30 – 15.00

Termin załatwienia

Wnioski o wpisanie aktu urodzenia załatwiane są niezwłocznie; jeżeli jednak załatwienie sprawy wymaga postępowania wyjaśniającego - nie później niż w ciągu miesiąca, a w przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia podania.

Tryb odwoławczy

Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie dokonania transkrypcji. Odwołanie wnosi się do Wojewody Dolnośląskiego w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem Kierownika USC, który wydał decyzję.

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. z 2026 r., poz. 236 t.j.)
2. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2026 r., poz. 393 t.j.).
3. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (Dz. U z 2016 r., poz. 1904 t.j.)
4. Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2023 poz. 1023 t.j.)
5. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r., poz. 1691 t.j.)
6. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2025 r., poz. 1154 t.j. ze zm.).    
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty  skarbowej (Dz.U. z 2007 r., Nr 187, poz. 1330).
8. Konwencja nr 16 sporządzona w Wiedniu dnia 8 września 1976 r. dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 166, poz. 1735)
9. Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938).

Uwagi

Wniosek o  wpisanie zagranicznego aktu urodzenia można złożyć w dowolnym urzędzie stanu cywilnego. Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.

Akt urodzenia po transkrypcji może wymagać sprostowania lub uzupełnienia, szczególnie jeżeli wstępni (rodzice) osoby, której akt dotyczy posiadają sporządzone w RP akty stanu cywilnego potwierdzające zdarzenia wcześniejsze (np. akt małżeństwa).

Sporządził – Klaudia Michalik-Burczak