Gmina
Konstantynów Łódzki

Do zadań biura rady miejskiej należy stwarzanie radnym warunków niezbędnych do wykonywania mandatu radnego, w szczególności:

• realizowanie obsługi kancelaryjno-biurowej rady miejskiej, jej komisji oraz przewodniczącego rady miejskiej,
• współdziałanie z przewodniczącym rady miejskiej w zakresie organizowania prac rady miejskiej;
• organizacyjno-techniczne przygotowanie sesji i posiedzeń komisji rady miejskiej wraz z ich protokółowaniem;
• prowadzenie zbioru i rejestru uchwał podejmowanych przez radę miejską;
• prowadzenie zbioru protokołów z sesji rady i z posiedzeń komisji rady miejskiej;
• przekazywanie uchwał rady miejskiej ich wykonawcom oraz w trybie nadzoru do wojewody, publikacja uchwał;
• prowadzenie korespondencji rady miejskiej i przewodniczącego rady miejskiej;
• przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy rady miejskiej i jej komisji;
• prowadzenie zbioru skarg, wniosków i petycji składanych do rady miejskiej;
• prowadzenie zbioru i centralnego rejestru interpelacji oraz publikowanie dokumentacji w BIP;
• prowadzenie zbioru i rejestru zapytań składanych przez radnych oraz wniosków i opinii komisji;
• przekazywanie poszczególnym komórkom organizacyjnym i jednostkom organizacyjnym odpisów uchwał, opinii i wniosków komisji, interpelacji i innych istotnych materiałów w sprawach ich dotyczących;
• gromadzenie danych dotyczących radnych, związanych z pełnieniem przez nich funkcji publicznej;
• prowadzenie zbioru i ewidencji oświadczeń majątkowych składanych przez radnych;
• organizowanie szkoleń radnych;
• współdziałanie w zakresie wykonywania czynności związanych z wyborami ławników sądowych;
• przygotowywanie informacji dotyczących diet przysługujących radnym;
• prowadzenie zgodnie z przepisami archiwum zakładowego;
• wykonywanie innych zadań wynikających z ustaw i przepisów szczególnych w zakresie właściwości biura rady miejskiej;
• prowadzenie zgodnie z przepisami archiwum zakładowego w tym:
  • przejmowanie do archiwum dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych urzędu,
  • przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
  • przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
  • przeprowadzanie kwerend archiwalnych,
  • inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
  • przygotowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego,
  • sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji,
  • bieżąca kontrola przestrzegania instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej w urzędzie oraz szkolenie pracowników w zakresie prawidłowego archiwizowania dokumentów,
  • przygotowywanie zmian w obowiązujących przepisach wewnętrznych, dotyczących działania archiwum i czynności kancelaryjnych w ramach sprawowania zadań koordynatora czynności kancelaryjnych.