Naczelnik Wydziału, Sekretarz Powiatu - mgr Ireneusz Jan Ślesiński
Wydział Organizacyjny zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa, obsługę administracyjną Rady Powiatu i Zarządu, obsługę prawną Starostwa, prowadzi sprawy kadrowe oraz z zakresu kontroli wewnętrznej. Ponadto realizuje zadania w zakresie spraw obywatelskich i społecznych, bezpieczeństwa publicznego, obrony cywilnej, promocji i ochrony zdrowia, współpracy z powiatowymi służbami, inspekcjami i strażamiDo podstawowych zadań Wydziału należy:
- w zakresie spraw organizacyjnych:
- opracowywanie projektu Statutu Powiatu, Regulaminu Organizacyjnego Starostwa, Regulaminu Pracy, Regulaminu Świadczeń Socjalnych;
- opracowywanie projektów uchwał kierowanych pod obrady Rady i Zarządu oraz zarządzeń Starosty w sprawach związanych z organizacją i funkcjonowaniem Starostwa;
- inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa;
- zabezpieczenie przeprowadzania kontroli Starostwa, prowadzenie książki kontroli oraz dokumentacji z tym związanej;
- sporządzanie rocznych planów kontroli;
- prowadzenie rejestru przeprowadzonych kontroli;
- kontrola komórek organizacyjnych Starostwa oraz jednostek organizacyjnych Powiatu w zakresie przestrzegania zasad zawartych w instrukcji kancelaryjnej i jednolitym rzeczowym wykazie akt;
- kontrola terminowości załatwiania spraw w Starostwie;
- kontrola dyscypliny pracy w Starostwie;
- kontrola z zakresu ochrony danych osobowych;
- przygotowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu Starosty, a w szczególności do wydawania decyzji administracyjnych;
- prowadzenie zbioru upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu Starosty i Zarządu;
- prowadzenie dokumentacji w zakresie organizacji Starostwa (m.in. regulamin organizacyjny i jego zmiany) i jednostek organizacyjnych Powiatu;
- kontrolowanie prawidłowego załatwiania skarg i wniosków;
- obsługa administracyjna rzecznika konsumentów;
- prowadzenie archiwum Starostwa;
- koordynacja działań związanych z kontrolą zarządczą i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie oraz dokumentacji związanej z audytem wewnętrznym;
- w zakresie obsługi Zarządu:
- prowadzenie dokumentacji w zakresie powoływania i organizacji pracy Zarządu oraz planowania i sprawozdawczości z prac Zarządu;
- organizowanie i obsługa posiedzeń Zarządu;
- przygotowywanie materiałów na posiedzenia Zarządu;
- protokołowanie posiedzeń Zarządu;
- prowadzenie zbiorów oraz rejestrów:
- uchwał, decyzji i postanowień Zarządu,
- wniosków skierowanych do Zarządu,
- projektów uchwał Zarządu;
- przekazywanie uchwał Zarządu właściwym jednostkom;
- obsługa korespondencji kierowanej do Zarządu;
- monitorowanie terminowości składania oświadczeń majątkowych i innych dokumentów wymaganych przepisami prawa przez członków Zarządu;
- w zakresie kadr i szkolenia:
- prowadzenie akt osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu oraz kierowników inspekcji powoływanych przez Starostę;
- planowanie i realizacja polityki kadrowej i funduszu wynagrodzeń;
- prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników;
- koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego;
- prowadzenie spraw z zakresu świadczeń socjalnych pracowników;
- opracowywanie analiz i informacji o sytuacji kadrowej w Starostwie oraz sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości w tym zakresie;
- wykonywanie zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy w Starostwie;
- zabezpieczenie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz p.poż. i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;
- nadzór nad terminowym dokonywaniem ocen okresowych pracowników;
- prowadzenie dokumentacji związanej z naborem i służbą przygotowawczą pracowników;
- monitorowanie terminowości składania oświadczeń majątkowych przez Sekretarza, Skarbnika, kierownika jednostki organizacyjnej Powiatu, osobę zarządzającą i członka organu zarządzającego powiatową osobą prawną oraz osoby wydające decyzje administracyjne w imieniu Starosty;
- w zakresie spraw społecznych i obywatelskich:
- sprawowanie nadzoru nad działalnością stowarzyszeń i fundacji, w tym prowadzenie rejestrów i dokumentacji;
- współpraca z organizacjami pozarządowymi;
- realizacja zadań z zakresu opieki zdrowotnej i usług opiekuńczych dla kombatantów i osób represjonowanych;
- wydawanie skierowań do pracy oraz opiniowanie wniosków dotyczących rozwiązania umowy o pracę z inwalidą wojennym;
- organizowanie na terenie Powiatu obchodów rocznic w celu upamiętnienia walki o niepodległość Polski oraz uczczenia pamięci ofiar wojny i okresu powojennego;
- świadczenie pomocy w przygotowywaniu udokumentowanych wniosków o przyznanie w drodze wyjątku emerytur i rent;
- przyjmowanie zgłoszeń o znalezieniu rzeczy zagubionych, przechowywanie tych rzeczy oraz poszukiwanie osób uprawnionych do ich odbioru;
- w zakresie ochrony danych osobowych oraz obsługi informatycznej:
- nadzór na przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych;
- opracowanie, aktualizacja i prowadzenie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzania danych osobowych odpowiednio do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną (polityka bezpieczeństwa i instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych), zgodnie z przepisami ustawy i rozporządzenia;
- nadzór nad zabezpieczeniem danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieupoważnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
- nadzór nad realizacją zadań administratora systemu informatycznego w szczególności w zakresie zapewnienia środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym;
- wykonywanie zadań administratora systemu teleinformatycznego w Starostwie;
- przygotowywanie upoważnień do obsługi systemu informatycznego, do przetwarzania danych osobowych;
- prowadzenie rejestru osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
- prowadzenie rejestru osób upoważnionych do obsługi systemów informatycznych;
- zapoznanie osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych;
- zapewnienie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym;
- zabezpieczenie danych osobowych w szczególności przed: działaniem oprogramowania, którego celem jest uzyskanie nieuprawnionego dostępu do systemu informatycznego, utratą danych osobowych spowodowanych awarią zasilania lub zakłóceniami w sieci zasilającej;
- zabezpieczenie danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym przez wykonywanie kopii zapasowych zbiorów danych osobowych oraz programów służących do przetwarzania danych, a także przechowywanie kopii zapasowych zgodnie z obowiązującą procedurą;
- prowadzenie rejestru czynności przetwarzania;
- administrowanie i zarządzanie systemem informatycznym, w szczególności serwerami i siecią komputerową, a także zapewnienie sprawnego działania tych urządzeń;
- organizacja systemu teleinformatycznego i realizacja zadań z zakresu świadczenia elektronicznych usług publicznych, w szczególności poprzez wdrażanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów;
- rozpoznawanie potrzeb oraz organizowanie zakupu sprzętu komputerowego i oprogramowania;
- instalowanie sprzętu i oprogramowania oraz zapewnienie sprawnego ich działania, a także zapewnienie nadzoru autorskiego nad programami;
- prowadzenie ewidencji programów komputerowych i licencji;
- współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie wspólnych projektów informatycznych;
- zapewnienie prawidłowości realizacji zadań wynikających z ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, w tym m. in.:
- zapewnienie używania systemów teleinformatycznych spełniających minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych oraz zapewniających interoperacyjność systemów na zasadach określonych w Krajowych Ramach Interoperacyjności;
- obsługa elektronicznej skrzynki podawczej – zapewnienie sprawnego jej funkcjonowania, odbieranie i przesyłanie dokumentów elektronicznych;
- opracowanie i udostępnienie wzorów dokumentów elektronicznych;
- prowadzenie bazy własnych aktów prawnych w postaci elektronicznej;
- zarządzanie witryną internetową w domenie powiatzambrowski.com w charakterze webmastera.
- prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej i innych spraw z zakresu dostępu do informacji publicznej;
- prowadzenie strony internetowej powiatu powiatzambrowski.com;
- w zakresie obrony cywilnej, obronności i zarządzania kryzysowego:
- współpraca przy ustalaniu programów działania powiatowych służb, inspekcji i straży;
- uczestniczenie w realizacji działań z zakresu krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na terenie Powiatu;
- współpraca z publiczną służbą zdrowia oraz jednostkami ochrony przeciwpożarowej w zakresie budowania oraz funkcjonowania na terenie Powiatu systemu ratownictwa medycznego;
- upowszechnianie problematyki oraz wspieranie inicjatyw społecznych w zakresie pogłębiania wiedzy dotyczącej ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa publicznego, obrony cywilnej oraz zachowania się w sytuacjach zagrożenia życia i zdrowia;
- współdziałanie z organami gmin z terenu Powiatu i powiatów sąsiadujących w ramach spraw z zakresu ochrony ludności, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego;
- rozpoznawanie i monitorowanie zagrożeń dla życia lub zdrowia;
- współpraca z Policją w sprawach dotyczących utrzymania ładu, porządku oraz bezpieczeństwa publicznego oraz z inspekcją sanitarną w zakresie bezpieczeństwa sanitarnego;
- koordynowanie działań z zakresu ochrony przeciwpożarowej;
- czuwanie nad terminową realizacją zadań ustalonych przez organy samorządu Powiatu dla powiatowych służb, inspekcji i straży;
- organizowanie systemu łączności, alarmowania i współdziałania między podmiotami uczestniczącymi w działaniach ratowniczych na terenie Powiatu;
- współpraca w organizowaniu działań w celu zapobieżenia skutkom klęsk żywiołowych lub ich usuwania;
- koordynowanie prac Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego;
- realizacja zadań z zakresu obrony cywilnej przygotowującej ludność Powiatu do funkcjonowania w okresie zagrożenia wojennego;
- opracowywanie i aktualizacja Planu Obrony Cywilnej Powiatu;
- przygotowanie i utrzymanie w ciągłej sprawności Systemu Wykrywania i Alarmowania oraz Systemu Wczesnego Ostrzegania, a także bazy służącej formacjom OC;
- organizowanie i koordynowanie szkoleń oraz ćwiczeń obrony cywilnej;
- prowadzenie nadzoru nad realizacją zadań obronnych w jednostkach podległych Staroście oraz jednostkach organizacyjnych Powiatu;
- opracowywanie i aktualizacja planu operacyjnego funkcjonowania powiatu w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny oraz regulaminu funkcjonowania Starostwa Powiatowego na czas zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny;
- realizacja zadań z zakresu gotowości obronnej państwa poprzez system stałych dyżurów;
- tworzenie warunków organizacyjnych i technicznych realizacji zadań na potrzeby obronne państwa w formie „Planu przygotowań podmiotów leczniczych Powiatu Zambrowskiego na potrzeby obronne państwa”;
- realizacja zadań z zakresu organizacji i trybu przygotowania systemu kierowania bezpieczeństwem narodowym;
- kontrola realizacji zadań obronnych podległych i podporządkowanych jednostek;
- organizowanie akcji kurierskiej na terenie Powiatu;
- współdziałanie z Komendantem Wojskowej Komendy Uzupełnień;
- realizacja zadań z zakresu warunków i trybu reklamowania od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;
- prowadzenie gospodarki sprzętem obrony cywilnej oraz sporządzanie odpowiedniej dokumentacji w tym zakresie;
- organizowanie i obsługa posiedzeń Komisji Bezpieczeństwa i Porządku oraz sporządzanie rocznych sprawozdań z jej działalności;
- opracowanie projektu powiatowego programu zapobiegania przestępczości oraz ochrony bezpieczeństwa obywateli i porządku publicznego, a także jego zmian, we współpracy z Komisją Bezpieczeństwa i Porządku;
- w zakresie promocji i ochrony zdrowia:
- prowadzenie spraw z zakresu ochrony zdrowia należących do właściwości Powiatu;
- współdziałanie z Narodowym Funduszem Zdrowia oraz podmiotami świadczącymi usługi zdrowotne;
- koordynacja działań zmierzających do zapewnienia społeczności Powiatu pełnego zakresu usług medycznych;
- opracowywanie programów w zakresie ochrony zdrowia;
- prowadzenie spraw związanych z tworzeniem, przekształcaniem i likwidacją publicznych zakładów opieki zdrowotnej, nadawaniem statutu oraz sprawowaniem nadzoru;
- nadzór nad prawidłowym gospodarowaniem mieniem publicznych zakładów opieki zdrowotnej;
- przygotowywanie projektów uchwał o zasadach zbywania, wydzierżawiania, najmu lub wnoszenia do spółek majątku trwałego publicznych zakładów opieki zdrowotnej;
- wykonywanie zadań w zakresie promocji zdrowia, wspieranie inicjatyw lokalnych i społecznych dotyczących działań informacyjnych i zapobiegawczych w zakresie walki z uzależnieniami i inicjowanie tworzenia placówek prowadzących działalność w tym zakresie;
- wydawanie zezwoleń na sprowadzanie zwłok i szczątków z obcego państwa oraz organizowanie przewozu zwłok osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych;
- tworzenie informacji i opracowań dotyczących promocji i ochrony zdrowia, w tym informacji n. t. zabezpieczenia usług medycznych na terenie Powiatu;
- prowadzenie zbioru uchwał i protokołów z posiedzeń zgromadzenia wspólników spółki Szpital Powiatowy w Zambrowie Sp. z o. o.
Obsługa Administracyjno-Gospodarcza:
- administrowanie nieruchomością wspólną zgodnie z umową między współwłaścicielami budynku administracyjnego;
- planowanie zakresu i terminów świadczonych i nabywanych usług w związku z administrowaniem nieruchomościami;
- nadzór nad terminowością i prawidłowością wykonywania zleconych usług;
- przygotowywanie umów w związku z administrowaniem nieruchomościami;
- zakup oraz gospodarowanie materiałami biurowymi;
- prowadzenie ksiąg inwentarzowych;
- gospodarowanie lokalami biurowymi oraz wyposażeniem;
- zabezpieczenie pomieszczeń i mienia ruchomego;
- prowadzenie konserwacji i napraw sprzętu i urządzeń;
- nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości użytkowanych pomieszczeń;
- zabezpieczenie warunków pracy odpowiadających zasadom bezpieczeństwa i higieny pracy;
- nadzór nad wykonywaniem zadań przewozowych osób w sprawach służbowych;
- prowadzenie spraw związanych z pieczęciami urzędowymi i tablicami;
- gospodarowanie drukami, formularzami oraz materiałami biurowymi;
- prenumerata czasopism oraz zaopatrywanie w wydawnictwa specjalistyczne;
- zapewnianie informacji wizualnej dla interesantów.