Powiat
Pruszkowski

To kolejny krok w kierunku cyfryzacji administracji i budowania nowoczesnego urzędu, w którym mieszkańcy mogą szybciej uzyskać potrzebne informacje, a pracownicy mają więcej czasu na sprawy wymagające indywidualnego podejścia.

Nowoczesna administracja bliżej mieszkańców

Celem projektu jest wykorzystanie sztucznej inteligencji oraz automatyzacji do wsparcia obsługi mieszkańców w sprawach urzędowych. Pilotaż koncentruje się przede wszystkim na obsłudze najczęściej powtarzających się pytań – dotyczących terminów, wymaganych dokumentów, właściwych formularzy czy wydziałów odpowiedzialnych za prowadzenie danej sprawy.

Dzięki temu mieszkańcy będą mogli znacznie szybciej uzyskać podstawowe informacje, bez konieczności długiego oczekiwania na połączenie telefoniczne lub osobistą wizytę w urzędzie. System pomoże również przeprowadzić interesanta przez pierwsze etapy załatwiania sprawy, wskazując, jakie dokumenty należy przygotować, gdzie złożyć wniosek oraz do którego wydziału należy się zgłosić.

W pierwszym etapie pilotaż obejmie sprawy związane z rejestracją pojazdów, wydawaniem praw jazdy oraz paszportów. W przyszłości rozwiązanie może stać się fundamentem do rozwijania kolejnych e-usług i jeszcze szerszego wykorzystania sztucznej inteligencji w obsłudze mieszkańców.

ChatBot i VoiceBot – jak będą działać?

Jednym z elementów projektu będzie wdrożenie VoiceBota, czyli wirtualnego asystenta głosowego wykorzystującego sztuczną inteligencję. System będzie prowadził naturalne rozmowy telefoniczne z mieszkańcami, rozpoznawał mowę, analizował treść pytań i udzielał odpowiedzi zbliżonych do rozmowy z pracownikiem urzędu.

Drugim rozwiązaniem będzie ChatBot, dostępny za pośrednictwem strony internetowej Starostwa Powiatowego w Pruszkowie. Umożliwi on szybkie uzyskanie informacji o najczęściej realizowanych sprawach, wskaże właściwe formularze, poinformuje o wymaganych dokumentach oraz pomoże odnaleźć odpowiedni wydział.

W sytuacjach wymagających indywidualnej obsługi zarówno ChatBot, jak i VoiceBot będą przekierowywać mieszkańców do właściwego pracownika lub komórki organizacyjnej.

Więcej czasu na sprawy wymagające indywidualnego podejścia

Nowoczesne rozwiązania nie mają zastąpić pracowników Starostwa Powiatowego w Pruszkowie, lecz wspierać ich w codziennej pracy. ChatBot i VoiceBot przejmą obsługę prostych, powtarzalnych pytań, które każdego dnia zajmują znaczną część czasu pracy urzędników.

Dzięki temu pracownicy będą mogli skupić się na sprawach wymagających indywidualnej analizy, weryfikacji dokumentów czy podejmowania decyzji administracyjnych. To oznacza sprawniejszą obsługę mieszkańców, krótszy czas oczekiwania na realizację bardziej złożonych spraw oraz lepszą organizację pracy urzędu.

Dodatkową korzyścią będzie możliwość uzyskania podstawowych informacji przez całą dobę. Mieszkańcy nie będą musieli dostosowywać się wyłącznie do godzin pracy urzędu, aby sprawdzić, jakie dokumenty są potrzebne, gdzie złożyć wniosek lub z którym wydziałem powinni się skontaktować. W sytuacjach wymagających bezpośredniego kontaktu system płynnie skieruje interesanta do właściwego pracownika, dzięki czemu technologia stanie się wsparciem zarówno dla mieszkańców, jak i dla urzędników.

Doświadczenie międzynarodowego partnera

Partnerem projektu jest DXC Technology – globalna firma technologiczna od wielu lat rozwijająca i utrzymująca systemy IT dla administracji publicznej oraz dużych organizacji.

W Polsce DXC uczestniczy w projektach wspierających funkcjonowanie urzędów między innymi w obszarze rejestracji pojazdów, wydawania uprawnień kierowców, systemów wykorzystywanych przez Wojewódzkie Ośrodki Ruchu Drogowego (WORD) oraz rozwiązania „Ocenianie na Ekranie” (ONE). Firma realizuje również projekty dla organizacji międzynarodowych, w tym Europejskiej Agencji Kosmicznej (ESA), przy udziale zespołów z Polski.

Powiat Pruszkowski rozwija nowoczesne usługi

Podpisanie umowy na pilotażowe wdrożenie ChatBota i VoiceBota wpisuje się w konsekwentnie realizowaną strategię rozwoju cyfrowych usług w Powiecie Pruszkowskim. To kolejna inicjatywa pokazująca, że nowoczesne technologie mogą realnie wspierać codzienną pracę administracji i podnosić jakość obsługi mieszkańców.

Najważniejszym celem projektu jest stworzenie urzędu jeszcze bardziej dostępnego, sprawnego i przyjaznego dla mieszkańców, wykorzystującego potencjał sztucznej inteligencji tam, gdzie przynosi ona rzeczywistą wartość.