Powiat
Makowski

Samodzielny Referat ds. Kadr, Szkoleń, Obsługi Sekretariatu i Archiwum Zakładowego nadzoruje bezpośrednio Starosta.

Do zakresu działania Samodzielnego Referatu ds. Kadr, Szkoleń, Obsługi Sekretariatu i Archiwum Zakładowego należy w szczególności:

1) w zakresie obsługi sekretariatu:

a)    prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem przez Starostę i Wicestarostę funkcji reprezentacyjnych,
b)    prowadzenie rejestru zarządzeń Starosty i ich publikacja na stronie BIP,
c)    obsługa centrali telefonicznej i pozostałych urządzeń biurowych,
d)    prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych pracowników,
e)    koordynacja pracy kierowcy,
f)    prowadzenie kalendarza spotkań,
g)    monitorowanie stanu zaopatrzenia sekretariatu i zamawianie artykułów spożywczych oraz biurowych,
h)    przygotowywanie pism, analiz, raportów i korespondencji dla Starosty i Wicestarosty,
i)    obsługa sekretariatu, przechowywanie oraz archiwizacja dokumentacji,
j)    udział w spotkaniach i przygotowywanie sprawozdań z ich przebiegu,
k)    przyjmowanie przesyłek dostarczanych przez osoby fizyczne i instytucje i przekazywanie ich do Referatu ds. obsługi Kancelaryjnej.

2)    w zakresie kadr:

a)    prowadzenie spraw kadrowych i akt osobowych pracowników Starostwa i dyrektorów jednostek organizacyjnych Powiatu Makowskiego,
b)    opracowywanie projektów gospodarki etatowej i funduszu wynagrodzeń,
c)    prowadzenie i załatwianie spraw rentowych i emerytalnych pracowników,
d)    opracowywanie analiz i informacji o sytuacji kadrowej w Starostwie oraz sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości w tym zakresie,
e)    prowadzenie niezbędnej ewidencji związanej z rozliczaniem czasu pracy i dyscypliny pracy,
f)    opracowywanie planów urlopów wypoczynkowych i informacji o ich realizacji,
g)    opracowywanie projektów: Regulaminu pracy, Regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze, Regulaminu określającego sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę, Regulaminu określającego sposób dokonywania okresowych ocen pracowników na stanowiskach urzędniczych, Regulaminu wynagradzania,
h)    organizowanie prac związanych z przebiegiem procesu naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze oraz nabór kandydatów na wolne stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych powiatu,
i)    organizowanie służby przygotowawczej dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym oraz egzaminu kończącego tę służbę,
j)    organizowanie prac związanych z dokonywaniem ocen pracowników oraz kierowników jednostek organizacyjnych powiatu podlegających ocenie,
k)    prowadzenie spraw związanych z nagradzaniem, karaniem i awansowaniem pracowników oraz przyznawaniem odznaczeń państwowych i wyróżnień,
l)    archiwizacja akt spraw ostatecznie załatwionych,
m)    prowadzenie spraw dotyczących oświadczeń majątkowych i informacji składanych Staroście.

3) w zakresie szkolenia

a)    inicjowanie oraz współdziałanie z Wydziałami Starostwa w zakresie organizowania szkoleń pracowników Starostwa,
b)    koordynowanie i organizowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego w celu podniesienia określonych kompetencji lub zdobycia nowych,
c)    zabezpieczanie przeszkolenia pracowników Starostwa w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
d)    opracowywanie rocznych planów szkolenia w oparciu o zebrane potrzeby od dyrektorów wydziałów, kierownika samodzielnego referatu Starostwa oraz pracowników zajmujących samodzielne stanowiska,
e)    współpraca ze Skarbnikiem Powiatu oraz Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie zabezpieczenia środków na szkolenia,
f)    prowadzenie ewidencji szkoleń oraz rozliczanie środków finansowych przeznaczonych na szkolenia.

4)    w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego:

a)    koordynowanie oraz nadzór nad przekazywaniem teczek zakończonych spraw prowadzenie archiwum zakładowego, zasobów archiwalnych Starostwa,
b)    nadzór nad prawidłowym gromadzeniem, przechowywaniem oraz ewidencjonowaniem i odpowiednim zabezpieczeniem materiałów archiwalnych w archiwum Starostwa,
c)    uzgadnianie przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz nadzór nad stosowanie instrukcji archiwalnej.

Szczegółowa struktura Samodzielnego Referatu ds. Kadr, Szkoleń, Obsługi Sekretariatu i Archiwum Zakładowego „RKSOSiA”:

a)    Kierownik,
b)    wieloosobowe stanowisko pracy ds. kadr, szkolenia i archiwum zakładowego:
- stanowisko pracy ds. kadr i szkolenia,
- stanowisko pracy ds. kadr i archiwum zakładowego,
c)    stanowisko pracy ds. obsługi sekretariatu,
d)    sekretarka.