Powiat
Lipski

Zarządzenie nr 29/2026 Starosty Lipskiego z dnia 11 czerwca 2026 roku w sprawie powołania Zespołu do spraw wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD RP) w Starostwie Powiatowym w Lipsku i w jednostkach organizacyjnych Powiatu Lipskiego

 

Na podstawie art. 34 ust. 1 i 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2025 r. poz. 1684, z 2026 r. poz. 252) zarządza się, co następuje: 

§ 1

1.    Celem niniejszego zarządzenia jest zapewnienie sprawnego przygotowania i przeprowadzenia wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD RP w Starostwie Powiatowym w Lipsku i w jednostkach organizacyjnych Powiatu Lipskiego, w ramach wdrożenia ze wsparciem Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej - Państwowy Instytut Badawczy (NASK). 

2.    Starostwo Powiatowe w Lipsku jest Partnerem wiodącym w ramach porozumienia zawartego z NASK, które określa zasady współpracy wsparcia NASK, przygotowania do wdrożeń oraz świadczenia usług wsparcia utrzymaniowego. 

§ 2
Powołuje się Zespół do spraw wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD RP) w Starostwie Powiatowym w Lipsku (dalej „Starostwo”) i jednostkach organizacyjnych Powiatu Lipskiego (dalej „jednostki organizacyjne”), zwany dalej „Zespołem” w składzie:

1. Anna Zardzewiała – Przewodniczący Zespołu/Główny Koordynator EZD Partnera Wiodącego;
2. Piotr Tkaczyk – Zastępca Przewodniczącego Zespołu/Koordynator Systemu (IT); 
3. Krzysztof Furmanek – Koordynator Czynności Kancelaryjnych/Archiwista – Członek Zespołu; 
4. Angelika Kajzer – Radca prawny – Członek Zespołu;
5. Agnieszka Stępniewska – Przedstawiciel Kancelarii – Członek Zespołu.

§ 3

1.    Kierownicy jednostek organizacyjnych, w których realizowane będzie wdrożenie EZD RP zobowiązani są do wyznaczenia Głównych Koordynatorów EZD RP oraz Administratorów Technicznych EZD RP w jednostce. 

2.    Włączam do Zespołu osoby o których mowa w ust 1 wskazane przez kierowników jednostek organizacyjnych, w których realizowane będzie wdrożenie EZD RP.

3.    Zadania Koordynatorów związanych z wdrożeniem EZD RP w jednostce organizacyjnej obejmują: 

1. udział w szkoleniach i spotkaniach Zespołu; 
2. udział w opracowaniu niezbędnych regulacji wewnętrznych w jednostce organizacyjnej; 
3. bieżącą współpracę z Zespołem i Głównym Koordynatorem EZD Partnera Wiodącego; 
4. wsparcie użytkowników końcowych w jednostce organizacyjnej;
5. zgłaszanie problemów i potrzeb do Zespołu; 
6. monitorowanie poprawności działania systemu EZD RP w jednostce organizacyjnej. 

§ 4

1.    Pracami Zespołu kieruje Przewodniczący Zespołu. 

2.    Do zadań Przewodniczącej Zespołu należy w szczególności: 

1. planowanie, organizowanie i kierowanie pracami Zespołu,
2. podejmowanie ostatecznych rozstrzygnięć w zakresie podejmowanych przez Zespół, ustaleń, 
3. wsparcie głównych koordynatorów w jednostkach organizacyjnych, 
4. przekazywanie informacji i raportów do Starosty.

3.    Przewodniczący zespołu lub zastępca reprezentuje Starostwo w kontaktach z innymi urzędami lub jednostkami w sprawach związanych z wdrożeniem elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD RP.

4.    Członkowie zespołu współpracują ze sobą we wszystkich obszarach w ramach bieżących potrzeb i działań. 

§ 5

Do zadań Zespołu należy w szczególności:

1. aktywny udział we wdrożeniu systemu EZD RP u Partnera wiodącego oraz w jednostkach organizacyjnych wdrażanych ze wsparciem NASK;
2. nabycie kompetencji niezbędnych do przeprowadzenia samodzielnych wdrożeń EZD RP w formule wdrożeń kaskadowych;
3. realizacja wdrożeń systemu EZD RP w jednostkach organizacyjnych wdrażanych bez wsparcia NASK;
4. kompetencyjne (merytoryczne oraz techniczne) i organizacyjne przygotowanie jednostek organizacyjnych wdrażanych bez wsparcia NASK do wdrożenia i korzystania z systemu EZD RP; 
5. dbałość o zapewnienie najwyższego poziomu wdrożenia EZD RP we wdrażanych jednostkach organizacyjnych;
6. stałe podnoszenie kompetencji i stanu wiedzy o systemie EZD RP poprzez udział w dedykowanych szkoleniach oraz aktywne samodoskonalenie w szczególności śledzenie zmian dotyczących rozwoju systemu EZD RP i publikowanej dokumentacji oraz materiałów edukacyjnych;
7. dbałość o podnoszenie poziomu kompetencji cyfrowych użytkowników oraz zwiększenie zakresu wykorzystania systemu w jednostkach organizacyjnych objętych porozumieniem;
8. zaplanowanie i zorganizowanie wdrożenia systemu EZD RP w określonych obszarach działalności Starostwa jako podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw w Starostwie;
9. opracowanie zasad prowadzenia wyłączeń od systemu podstawowego;
10. opracowanie zmian organizacyjno – prawnych i niezbędnych procedur postępowania z dokumentacją;
11. opracowanie zmian wewnętrznych aktów normatywnych w zakresie obiegu dokumentów;
12. koordynowanie przygotowań komórek organizacyjnych starostwa do wdrożenia systemu EZD RP jako podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania prowadzonych spraw;
13. przeprowadzenie szkoleń i zapewnienia działań wspierających dla użytkowników systemu EZD RP;
14. bieżąca współpraca z zespołem NASK. 

§ 6

1.    Wyznacza się Koordynatorów wewnętrznych w zakresie wdrożenia EZD RP w komórkach organizacyjnych Starostwa:

1. Patrycja Trela – Wydział Finansowy;
2. Paweł Lizner – Wydział Komunikacji i Transportu;
3. Magdalena Gawin-Taracha – Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Nieruchomości;
4. Monika Pastuszka – Wydział Budownictwa;
5. Małgorzata Krukowska – Wydział Edukacji, Kultury i Sportu;
6. Anna Mital-Wiśniewska – Referat Ochrony Środowiska;
7. Paulina Tracz – Referat Spraw Obywatelskich, Obrony Cywilnej i Zarządzania Kryzysowego;
8. Justyna Bębenek – Referat Inwestycji i Promocji;
9. Ewelina Zielonka – Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności;
10. Małgorzata Szmit – Biuro Rady Powiatu.

2.    Do zadań Koordynatorów wewnętrznych należy bieżące wsparcie funkcjonowania systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w komórkach organizacyjnych Starostwa, 
w szczególności przez:

1.    współpracę z Zespołem w zakresie potrzebnym do prawidłowego działania systemu EZD RP: 

• przekazywanie zgłoszeń o błędach technicznych systemu EZD RP do Koordynatora Systemu (IT), 
• przekazywanie informacji o problemach i zgłoszeniach wymagających oceny lub wypracowania nowych zasad lub procedur Zespołowi; 

2.    testowanie kolejnych wersji systemu EZD RP;

3.    prowadzenie szkoleń pracowników, przekazywanie ważnych ustaleń i aktualnych informacji o statusie wdrożenia, a także pomoc użytkownikom w korzystaniu z systemu i rozwiązywania bieżących zagadnień;

4.    opracowywanie propozycji nowych funkcjonalności i modyfikacji systemu EZD RP i zgłaszanie do Zespołu. 

§7
Wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją EZD RP odbywa się zgodnie z harmonogramem i zakresem ustalonym przez Zespół we współpracy z Kierownikami jednostek organizacyjnych oraz NASK. 

§ 8
Zobowiązuję wszystkich pracowników Starostwa niezależnie od formy zatrudnienia do podnoszenia kompetencji i stanu wiedzy o systemie EZD RP poprzez:
1.    udział w dedykowanych szkoleniach;
2.    aktywne samodoskonalenie, w szczególności śledzenie zmian dotyczących rozwoju systemu EZD RP i publikowanej dokumentacji oraz materiałów edukacyjnych dotyczących podnoszenia kompetencji w zakresie stosowania systemu EZD RP na dedykowanych portalach internetowych;
3.    zapoznanie się z podręcznikiem użytkownika EZD RP na stronie https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/;
4.    zapoznanie się z filmami szkoleniowymi i instruktażowymi na stronie https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/filmy-instruktazowe/. 

§ 9
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

STAROSTA 
/-/ Jakub Ochyński