Powiat
Makowski

Wydział  Organizacji i Nadzoru nadzoruje bezpośrednio Sekretarz

Do zakresu działania Wydziału Organizacji i Nadzoru należy prowadzenie spraw z zakresu organizacji i funkcjonowania Starostwa, obsługi rady powiatu, komisji rady i zarządu powiatu, prowadzenie kontroli wewnętrznej wydziałów i samodzielnych stanowisk pracy, spraw kadrowych i socjalnych pracowników, obsługi kancelaryjnej i informatyzacji. Ponadto wydział realizuje zadania z zakresu bhp i p. poż., oraz obsługi administracyjnej, gospodarczej i transportowej, a w szczególności:

1) w zakresie organizacji:

a)    opracowywanie projektów: regulaminu organizacyjnego i  innych regulaminów z zakresu właściwości wydziału oraz kontrola ich realizacji,
b)    opracowywanie projektów uchwał kierowanych pod obrady rady i zarządu oraz zarządzeń Starosty z zakresu działania wydziału,
c)    inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa,
d)    prowadzenie kontroli wewnętrznej w wydziałach i jednostkach organizacyjnych w zakresie terminowości załatwiania spraw, w tym rozpatrywania skarg i wniosków,
e)    przygotowywanie projektów upoważnień pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych powiatu do załatwiania spraw w imieniu Starosty,
f)    prowadzenie ewidencji i zbioru wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
g)    prowadzenie ewidencji  i zbioru wydanych zarządzeń Starosty,
h)    opracowywanie okresowych informacji i analiz w zakresie załatwiania spraw obywateli, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków,
i)    prowadzenie zbiorczej ewidencji i pełnej dokumentacji skarg i wniosków obywateli, przekazywanie wydziałom do załatwienia wg właściwości oraz nadzorowanie ich rozpatrywania,
j)    koordynowanie prac w zakresie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania petycji,
k)    prowadzenie ewidencji petycji,
l)    opracowywanie we współpracy z merytorycznym wydziałem projektów odpowiedzi na petycje,
m)    sporządzanie i publikacja na stronie biuletynu informacji publicznej zbiorczej informacji o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim,
n)    prowadzenie zbiorczej ewidencji zawartych porozumień,
o)    wykonywanie zadań związanych z wyborami do organów samorządu terytorialnego,
p)    opracowywanie planu pracy Starostwa oraz nadzorowanie jego realizacji,
q)    prowadzenie zbioru obowiązujących aktów prawnych,
r)    przekazywanie materiałów do opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego,
s)    realizacja zadań obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego z zakresu właściwości wydziału,
t)    wykonywanie zadań związanych z ustanowieniem odznaki „Zasłużony dla powiatu makowskiego”,
u)    przekazywanie do  Redakcji Dziennika Urzędowego Województwa Mazowieckiego porozumień i innych dokumentów podlegających  publikacji,
2) w zakresie kadr, szkolenia i archiwum zakładowego:
a)    prowadzenie akt osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek 
      organizacyjnych powiatu,
b)    opracowywanie projektów gospodarki etatowej i funduszu wynagrodzeń,
c)    prowadzenie i załatwianie spraw rentowych i emerytalnych pracowników,
d)    koordynowanie szkoleń, dokształcanie i doskonalenie zawodowe,
e)    opracowywanie analiz i informacji o sytuacji kadrowej w Starostwie oraz sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości w tym zakresie,
f)    zabezpieczanie przeszkolenia pracowników Starostwa w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
g)    prowadzenie niezbędnej ewidencji związanej z rozliczaniem czasu pracy i dyscypliny pracy,
h)    kontrola dyscypliny pracy w starostwie,
i)    opracowywanie planów urlopów wypoczynkowych i informacji o ich realizacji, 
j)    opracowywanie projektów: Regulaminu pracy, Regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze, Regulaminu określającego sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę, Regulaminu określającego sposób dokonywania okresowych ocen pracowników na stanowiskach urzędniczych, Regulaminu wynagradzania,
k)    organizowanie prac związanych z przebiegiem procesu naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze oraz nabór kandydatów na wolne stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych powiatu,
l)    organizowanie służby przygotowawczej dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym oraz egzaminu kończącego tę służbę,
m)    organizowanie prac związanych z dokonywaniem ocen pracowników oraz kierowników jednostek organizacyjnych powiatu podlegających ocenie,
n)    prowadzenie spraw związanych z nagradzaniem, karaniem i awansowaniem pracowników oraz przyznawaniem odznaczeń państwowych i wyróżnień
o)    prowadzenie archiwum zakładowego oraz zasobów archiwalnych Starostwa,
p)    sprawowanie nadzoru nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
q)    archiwizacja akt spraw ostatecznie załatwionych.
r)    prowadzenie spraw dotyczących oświadczeń majątkowych i informacji składanych Staroście.

3) w zakresie spraw socjalnych, ewidencji środków trwałych, administracyjnych, bhp, ochrony p.poż., zaopatrzenia i gospodarki materiałowej:

a)    unowocześnianie techniki pracy biurowej,
b)    gospodarowanie pomieszczeniami biurowymi starostwa,
c)    znakowanie sprzętu biurowego,
d)    prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia starostwa,
e)    zabezpieczanie warunków pracy pracowników odpowiadającym przepisom bhp,
f)    realizacja zadań z zakresu ochrony p. poż. i bhp dla pracowników Starostwa,
g)    gospodarowanie odzieżą ochronną, roboczą i sprzętem ochrony osobistej,
h)    prowadzenie zakładowej działalności socjalnej,
i)    opracowywanie projektu regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
j)    prowadzenie dokumentacji paliwowo – transportowej,
k)    rozliczanie eksploatacji pojazdów samochodowych,
l)    zapewnianie powielania materiałów dla radnych, członków zarządu i pracowników Starostwa,
m)    załatwianie całokształtu spraw związanych z prenumeratą czasopism i zamawianiem publikacji,
n)    przygotowywanie Sali konferencyjnej i jej wyposażenia zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem,
o)    realizacja spraw związanych z zamawianiem pieczątek, pieczęci urzędowych i ich likwidacja,
p)    zaopatrzenie w materiały biurowe oraz sprzęt biurowy,
q)    dokonywanie zakupów (środki czystości, artykuły spożywcze, itp.) na potrzeby starostwa.
r)    zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów (tablice informacyjne, tabliczki przydrzwiowe, identyfikatory, itp.),
s)    zamawianie tablic informacyjnych na budynki starostwa.
t)    prowadzenie spraw związanych z remontami i naprawą budynków Starostwa przy ul. Rynek 1, ul. Mickiewicza 30 i w msc. Bazar 15 oraz urządzeń energetycznych, c.o., wod. – kan., centrali telefonicznej, klimatyzacji i sprzętu ppoż.,
u)    sporządzanie protokołów z odczytu liczników zużycia energii cieplnej w budynkach Starostwa Powiatowego przy ul. Rynek 1 i ul. Mickiewicza 30,
v)    sporządzanie protokołów z odczytu liczników zużycia wody w budynkach Starostwa Powiatowego przy ul. Rynek 1, u. Mickiewicza 30 i w msc. Bazar 15,
w)    prowadzenie spraw w zakresie konserwacji  i  utrzymania w stałej sprawności eksploatacji telefonicznej sieci wewnętrznej oraz centralki abonenckiej SLICAN CCA 2720, SLICAN IPL 256, w budynkach administracyjnych Starostwa Powiatowego przy ul. Rynek1 i ul. Mickiewicza 30 w Makowie Mazowieckim, w tym przygotowywanie projektów umów,
x)    prowadzenie spraw w zakresie konserwacji i remontów bieżących urządzeń grzewczych i wodno-kanalizacyjnych w budynkach Starostwa Powiatowego w Makowie Mazowieckim przy ul. Mickiewicza 30, ul. Rynek 1 i Bazar 15 gm. Szelków, w tym przygotowywanie projektów umów,
y)    prowadzenie spraw w zakresie utrzymania porządku na zewnątrz budynku administracyjnego położonego w miejscowości  Bazar 15 dz. nr 20/101 gm. Szelków i w pomieszczeniach wspólnie użytkowanych przez najemców w części budynku ( poza Agencją Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa), w tym przygotowywanie projektów umów,
z)    przygotowywanie umów dotyczących świadczenia usług polegających na zimowym utrzymaniu chodników przylegających do budynku Starostwa Powiatowego w Makowie Maz. przy ul. Rynek 1 w soboty i niedziele oraz dni świąteczne,
aa)    zapewnienie ciągłości dostaw c.o., energii elektrycznej i wody do budynków Starostwa Powiatowego przy u. Rynek 1, ul. Mickiewicza 30 i w msc. Bazar 15 oraz odbioru nieczystości z tych budynków, prowadzenie niezbędnej dokumentacji w tym zakresie,
bb)    przygotowywanie sprawozdań do GUS i innych instytucji z zakresu realizowanych zadań i prowadzenie odpowiedniej dokumentacji w tym zakresie.

4) w zakresie obsługi sekretariatu, obsługi kancelaryjnej i  elektronicznego obiegu dokumentów:

a)    kierowanie obiegiem dokumentów i pism wpływających do Starostwa,
b)    prowadzenie dziennika korespondencji,
c)    przekazywanie korespondencji według właściwości i dekretacji,
d)    przygotowywanie korespondencji do wysłania oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
e)    obsługa sekretariatu Starosty i Wicestarosty w tym:

• prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem przez kierownictwo starostwa funkcji reprezentacyjnych,
• organizowanie przyjęć interesantów oraz osób zgłaszających się w sprawach skarg i wniosków do Starosty, Wicestarosty i Sekretarza,

f)    obsługa centrali telefonicznej i faxu,
g)    prowadzenie spraw w zakresie zamawiania, świadczenia i kontroli realizacji usług pocztowych dla potrzeb starostwa,
h)    prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych pracowników.

5) w zakresie obsługi rady, zarządu i komisji rady:

a)    przyjmowanie i przekazywanie członkom zarządu materiałów będących przedmiotem posiedzeń zarządu,
b)    zawiadamianie członków zarządu, przewodniczącego, wiceprzewodniczącego rady o terminach posiedzeń zarządu,
c)    protokołowanie i prowadzenie zbioru protokołów i dokumentacji będącej przedmiotem obrad rady, posiedzeń komisji i zarządu,
d)    opracowywanie projektu planu pracy zarządu oraz sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań wynikających z planu pracy,
e)    prowadzenie rejestrów i zbiorów:

• uchwał rady i zarządu,
• interpelacji i wniosków radnych,
• wniosków komisji rady,

f)    czuwanie nad zabezpieczeniem praw radnych:

• w sprawach wynikających z ochrony stosunku pracy,
• związanych z wypłatą diet (przekazywaniem materiałów niezbędnych do ich naliczenia i sporządzenia listy),

g)    prowadzenie zbiorów przepisów prawa miejscowego i udostępnianie ich do publicznego wglądu,
h)    przekazywanie uchwał do opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego,
i)    udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego,
j)    przekazywanie organom nadzoru uchwał rady powiatu,
k)    prowadzenie spraw dotyczących oświadczeń majątkowych i informacji składanych Przewodniczącemu Rady Powiatu.
l)    wykonywanie zadań z zakresu działalności lobbingowej, w tym:

• prowadzenie ewidencji wystąpień,
• prowadzenie dokumentacji z zakresu rozpatrywania wystąpień lobbingowych,
• opracowywanie rocznych informacji o działaniach podejmowanych wobec Starostwa przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową.

6)  w zakresie informatyzacji:

a)    organizacja i koordynacja działań z zakresu zakupu oraz bieżącej eksploatacji sprzętu informatycznego, 
b)    współuczestniczenie w opracowywaniu koncepcji informatyzacji nowych dziedzin oraz wdrażanie nowych systemów i programów, 
c)    dokonywanie zakupów sprzętu i oprogramowania na wniosek dyrektorów wydziałów i samodzielnych stanowisk pracy, 
d)    zarządzanie pracą istniejącej sieci komputerowej i jej rozbudowa oraz zapewnienie ciągłości pracy serwerów, 
e)    prowadzenie, przydzielanie, odbieranie i analizowanie praw dostępu do zasobów informatycznych, 
f)    instalacja i konfiguracja stanowisk komputerowych, przydzielanie praw do korzystania z zasobów sieciowych, 
g)    administrowanie bezpieczeństwem informacji przetwarzanych w systemie informatycznym oraz systemem kontroli dostępu, 
h)    przygotowywanie i obsługa wyborów w systemie informatycznym, 
i)    prowadzenie i udostępnianie informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej Powiatu Makowskiego, 
j)    publikacja na stronie Biuletynu Informacji Publicznej wpływających petycji oraz zbiorczej informacji o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim, 
k)    kontrola legalności i prowadzenie ewidencji programów informatycznych, 
l)    prowadzenie ewidencji mienia informatycznego i licencji Starostwa, 
m)    serwisowanie sprzętu komputerowego, 
n)    zapewnienie łączności teleinformatycznej,
o)    prowadzenie szkoleń dla pracowników Starostwa z zakresu obsługi programów komputerowych oraz innych aplikacji biurowych. 
p)    administrowanie systemem elektronicznego obiegu dokumentów obowiązującym w Starostwie, 
q)    pomoc pracownikom we właściwej obsłudze systemu EZD.

7)    w zakresie bezpieczeństwa Informacji:

a)    współpraca z inspektorem ochrony danych w zakresie kontroli nad przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych oraz Pełnomocnikiem ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
b)    kontrola dostępu (rejestrowanie i wyrejestrowywanie użytkowników, zarządzanie hasłami, użycie uprzywilejowanych programów narzędziowych), 
c)    stosowanie środków ochrony kryptograficznej (polityka stosowania zabezpieczeń, zarządzanie kluczami), 
d)    bezpieczeństwo fizyczne i środowiskowe oraz bezpieczeństwo eksploatacji (zarządzanie zmianami, zarządzanie pojemnością, zapewnienie ciągłości działania, rejestrowanie zdarzeń i monitorowanie), 
e)    bezpieczeństwo komunikacji (zabezpieczenie, rozdzielenie sieci), 
f)    sporządzanie i bezpieczeństwo kopii przetwarzanych danych osobowych oraz tworzenie kopii awaryjnych danych osobowych przetwarzanych na serwerach, 
g)    ochrona antywirusowa systemu informatycznego, 
h)    niszczenie nośników elektronicznych, 
i)    dokonywanie przeglądu i konserwacji systemu zbioru danych osobowych,
j)     monitorowanie pracy w sieci za pomocą dostępnego oprogramowania narzędziowego, 
k)    zapewnienie bezpieczeństwa danych przenoszonych na nośnikach zewnętrznych, 
l)    przy naruszeniu systemu danych osobowych przeprowadzenie niezwłocznej analizy systemu i wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń w celu zmniejszenia zagrożenia i podatności systemu na naruszanie bezpieczeństwa informacji, 
m)    prowadzenie ewidencji osób uprawnionych do przetwarzania danych osobowych w poszczególnych systemach, 
n)    zgłaszanie zbiorów danych do rejestru prowadzonego przez Inspektora Ochrony Danych,
o)    organizowanie szkoleń mających na celu zaznajomienie każdej osoby zatrudnionej przy przetwarzaniu danych osobowych w systemach teleinformatycznych z przepisami dotyczącymi ich ochrony, 
p)    współpraca z Inspektorem ochrony danych odpowiedzialnym za utrzymywanie kontaktów z podmiotami krajowego systemu cyberbezpieczeństwa w zakresie zadań publicznych zależnych od systemów informacyjnych w Starostwie. 

8)    w zakresie obsługi gospodarczej i transportowej:

a)    utrzymywanie porządku i czystości posesji, pomieszczeń biurowych, sanitarnych i innych oraz mebli i urządzeń biurowych,
b)    bieżąca naprawa i konserwacja wyposażenia pomieszczeń biurowych,
c)    flagowanie budynków administracyjnych Starostwa,
d)    wykonywanie zadań przewozowych osób,
e)    utrzymywanie właściwej estetyki i stanu technicznego samochodów służbowych,
f)    prawidłowe i rzetelne rozliczanie kart drogowych,
g)    utrzymywanie porządku i czystości w garażu,
h)    rozwożenie materiałów urzędowych oraz dokonywanie rozplakatowań,
i)    doręczanie korespondencji Starostwa do jednostek organizacyjnych powiatu i innych urzędów oraz osób fizycznych na terenie miasta Makowa Mazowieckiego.
 

Szczegółowa struktura Wydziału Organizacji i Nadzoru „ON”

a)    Dyrektor,
b)    Stanowisko pracy ds. organizacyjnych,
c)    Wieloosobowe stanowisko pracy ds. administracyjnych, socjalnych, ewidencji środków trwałych i bhp, 
d)    Wieloosobowe stanowisko pracy ds. obsługi sekretariatu, obsługi kancelaryjnej i elektronicznego obiegu dokumentów,
e)    Wieloosobowe stanowisko pracy ds. kadr, szkolenia i archiwum zakładowego „ON-K”                                                        
f)    Stanowisko pracy ds. zaopatrzenia i gospodarki materiałowej,  
g)    Wieloosobowe stanowisko pracy ds. obsługi rady, komisji i  zarządu Powiatu „ON-R”
h)    Wieloosobowe stanowisko pracy ds. informatyzacji,
i)    Wieloosobowe stanowisko pracy ds. obsługi gospodarczej i transportowej.