Gmina
Skąpe

Działając na podstawie art. 30 ust. 2 pkt. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506 z późn. zm.), art. 44 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.), zarządza się co następuje:
§ 1    Wprowadza się procedury związane z wydatkowaniem środków publicznych i udzielaniem zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, dokonywane na cele i w wysokościach ustalonych w uchwale budżetowej Gminy Skąpe:
1.    wydatków podlegających stosowaniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 z póżn.zm.),
2.    wydatków, do których - ze względu na ich przedmiot lub wartość - nie stosuje się przepisów ustawy określonej w pkt. 1 powyżej,
w formie „Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Skąpe” o treści:
Rozdział 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
1.    Regulamin określa warunki i zasady udzielania zamówień o wartości szacunkowej, tj. wartości bez podatku od towarów i usług, do 30 000 Euro oraz powyżej tej wartości.
2.    Zamówienia o wartości do kwoty 30 000 Euro, wyrażonej w złotych, zgodnie z art.4, pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą PZP, zwolnione są z obowiązku stosowania przepisów tej ustawy, jednakże do tych zamówień należy stosować ramowe zasady określone w niniejszym regulaminie.
3.    Zamówień dokonuje się w granicach wydatków ujętych w uchwale budżetowej:
1)    w sposób celowy i oszczędny, z zachowań iem zasad:
a)    uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b)    optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
2)    w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3)    w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
4.    W przypadkach udzielania zamówień w trybie niniejszego regulaminu, przy typowaniu zamówień należy zachować zasadę zakazu dzielenia zamówienia na części oraz zakazu zaniżania określenia wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy PZP.
5.    Dopuszcza się możliwość modyfikowania wzorów dokumentów stanowiących załączniki do niniejszego regulaminu w celu dopasowania do specyfiki danego zamówienia.
Rozdział 2
ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ
§2
Zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 Euro
1.    Zakupów w trybie określonym w niniejszym paragrafie wolno dokonywać dla zamówień, których wartość bez podatku od towarów i usług nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 Euro.
2.    Postępowanie przygotowuje i przeprowadza pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia.
3.    Przygotowując postępowanie prowadzący zamówienie określa jego przedmiot i szacunkową wartość.
4.    Przed udzieleniem zamówienia, pracownik odpowiedzialny za zamówienie, sprawdza zabezpieczenie środków finansowych na dane zamówienie w budżecie jednostki.
5.    Decyzję w sprawie zakupu dostawy, usługi lub roboty budowlanej podejmuje Wójt Gminy.
6.    W przypadku, gdy szacowana wartość zamówienia przekroczy równowartość 30 000 Euro, pracownik merytorycznie odpowiedzialny za postępowanie informuje o tym fakcie Wójta Gminy, a ten kieruje sprawę do Inspektora ds. budownictwa i zamówień publicznych, celem przeprowadzenia postępowania zgodnie z wymogami ustawy PZP.
7.    Udzielanie zamówień na podstawie niniejszego regulaminu następuje według następujących zasad:
a)    zamówienia, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 15 000,00 zł netto poprzedza przeprowadzenie rozeznania rynku poprzez:
-    ogłoszenie zaproszenia do składania ofert w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu na okres co najmniej 7 dni przed terminem składania ofert, z potwierdzeniem jego umieszczenia na stronie internetowej albo
-    skierowanie zaproszenia do składania ofert do minimum 3 wykonawców za pomocą e-maila, faksu lub pisma z potwierdzeniem jego nadania/wysłania/odbioru,
b)    zamówienia, których wartość jest mniejsza od kwoty 15 000,00 zł netto, a powyżej 3 500,00 zł netto poprzedza rozeznanie cen rynkowych telefonicznie lub wykorzystując katalogi, cenniki, foldery, strony internetowe itp.,
c)    zamówienia, których wartość jest równa lub mniejsza od kwoty 3 500,00 zł netto wyłączone są z obowiązku przeprowadzania procedury badania rynku,
d)    zamówienia, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 15 000,00 zł netto, a w przypadku zamówień na roboty budowlane i usługi polegające na opracowaniu dokumentacji projektowej lub kosztorysowej, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 5 000,00 zł netto dokonuje się poprzez zawarcie pisemnej umowy,
e)    zamówienia, których wartość nie przekracza kwoty 15 000,00 zł netto, a których wartość jest równa lub przekracza kwotę 3 500,00 zł netto, a w przypadku zamówień na roboty budowlane i usługi polegające na opracowaniu dokumentacji projektowej lub kosztorysowej, których wartość nie przekracza kwoty 5 000,00 zł netto poprzedza się:
-    pisemnym zamówieniem na dostawy,
-    pisemnym zleceniem na usługi i roboty budowlane,
f)    w przypadku zamówień dotyczących zadań realizowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, udziela się ich zgodnie z procedurami określonymi w tym zakresie w umowie o dofinansowanie i/lub w wytycznych Instytucji Zarządzającej dla właściwego programu operacyjnego, z wyjątkiem przypadków odsyłających wprost do wewnętrznych uregulowań w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30000 Euro. Przepisy regulaminu stosuje się odpowiednio.
g)    w przypadku zamówień, o których mowa w lit. e), o ewentualnym zawarciu pisemnej umowy decyduje prowadzący zamówienie.
8.    Wzór zaproszenia do składania ofert, o którym mowa w ust. 7 lit. a) stanowi załącznik nr 1 do regulaminu.
9.    Wraz z zaproszeniem do składania ofert prowadzący zamówienie przygotowuje i przedkłada jednoznaczny dla wszystkich potencjalnych wykonawców formularz ofertowy, wg wzoru przedstawionego w załączniku nr 2 do regulaminu.
10.    Rozeznanie cen rynkowych, o którym mowa w ust. 7 lit. b) należy udokumentować wg załącznika nr 3 do regulaminu.
11.    Zamówienia, o których mowa w ust. 7 lit. c) należy udokumentować fakturą lub rachunkiem ze stosownym opisem merytorycznym.
12.    Pracownik prowadzący postępowanie, o którym mowa w ust. 7 lit. a), dołącza do przedstawianego Wójtowi Gminy protokołu postępowania w sprawie udzielenia zamówienia, przygotowanego wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do regulaminu, otrzymane pisemnie, faksem lub e-mailem oferty.
13.    O wyniku postępowania prowadzonego na podstawie ust. 7 lit. a), w przypadku umieszczenia zaproszenia do składania ofert w Biuletynie Informacji Publicznej, zawiadamia się wykonawców poprzez umieszczenie informacji o wyborze na stronie internetowej ww. biuletynu. W pozostałych przypadkach informację o wyborze Wykonawcy należy przekazać zainteresowanym na ich pisemny wniosek przesłany faksem lub e-mailem.
14.    Do spraw nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się przepisy art. 70 KC dotyczące przetargu pisemnego.
15.    W przypadku konieczności wykonania zamówienia w trybie pilnym, nagłym/ awaryjnym, wymagającym jego niezwłocznej realizacji ze względu na interes publiczny lub ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, które np. mogą być świadczone tylko przez jednego Wykonawcę (np. zakup kopii map z państwowych zasobów geodezyjnych, ochrona praw autorskich itp.), a także w przypadku zamówień dotyczących: utworów/ usług artystycznych, prawniczych, doradztwa podatkowego, obsługi bankowej- dopuszcza się odstąpienie od obowiązku przeprowadzenia procedur określonych w § 2 ust. 7-14. W takim wypadku konieczne jest sporządzenie przez pracownika prowadzącego postępowanie notatki służbowej zawierającej uzasadnienie przyczyn odstąpienia oraz uzyskanie akceptacji Wójta Gminy Skąpe lub osoby przez niego upoważnionej.
16.    Wójt może określić innąniż wskazanąw ust.7-14 procedurę przeprowadzenia postępowania.
17.    Dokumentację postępowania stanowią wszelkie dokumenty związane z postępowaniem, a w szczególności:
a)    potwierdzenie umieszczenia zaproszenia do składania ofert w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu (w przypadku jego umieszczenia na stronie internetowej),
b)    zaproszenia do składania ofert z potwierdzeniem jego nadania/wysłania/odbioru,
c)    notatka z przeprowadzonego rozeznania cen rynkowych,
d)    umowa (w przypadku jej zawarcia w formie pisemnej),
e)    faktura lub rachunek z adnotacją na odwrocie, że zamówienia udzielono na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy PZP,
f)    oferty, wyłącznie w przypadku ich otrzymania.
18.    .Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu, w terminie do 15 stycznia każdego roku, do przekazywania Inspektorowi ds. budownictwa i zamówień publicznych UG Skąpe, łącznej wartości udzielonych zamówień bez podatku od towarów i usług, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt. 8 ustawy PZP za rok poprzedni, wg wzoru wskazanego w załączniku nr 6 do regulaminu.
§3
Zamówienia, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 Euro
1.    Postępowanie w sprawie wyboru Wykonawcy zamówienia o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość 30 000 Euro prowadzi pracownik merytorycznie odpowiedzialny w UG za zamówienia publiczne, realizowane zgodnie z ustawą PZP.
2.    Komplet niezbędnych do przeprowadzenia postępowania dokumentów, w tym m.in. opis przedmiotu zamówienia, szacunek wartości zamówienia, zestawienia, wytyczne specjalne, dokumentacje itp. przygotowywane są przez stanowisko/a merytorycznie odpowiedzialne za realizację zamówienia i przekazywane na stanowisko ds. zamówień publicznych.
3.    Wstępne czynności przygotowawcze polegają na przygotowaniu przez pracownika merytorycznego ds. zamówień publicznych wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego powyżej 30 000 Euro, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do regulaminu wraz z projektem umowy regulującej zasady zamówienia.
4.    Wniosek o wszczęcie postępowania podlega zatwierdzeniu pod względem finansowym przez Skarbnika Gminy oraz kierownika Zamawiającego.
5.    Pracownik ds. zamówień publicznych po otrzymaniu kompletu dokumentów sporządza specyfikację istotnych warunków zamówienia, którą przekazuje do merytorycznej akceptacji stanowisku odpowiedzialnemu za realizację zadania. Po otrzymaniu zaakceptowanej specyfikacji istotnych warunków zamówienia, pracownik ds. zamówień publicznych dokonuje czynności wynikających z procedury związanej z realizacją zamówienia.
6.    Po przeprowadzeniu procedury i zakończeniu postępowania podpisaniem umowy z Wykonawcą pracownik ds. zamówień publicznych przekazuje 1 egz. umowy do referatu budżetowo-finansowego LIG oraz kserokopię umowy i części cenowej oferty (np. druk oferty, kosztorys ofertowy) wybranego Wykonawcy do stanowiska zajmującego się realizacją zadania.
7.    Pracownik, w którego zakresie zadań/działalności została zawarta umowa, ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie umowy zgodnie z jej postanowieniami.
8.    Dokumentacja zamówień publicznych podlega archiwizacji na stanowisku ds. zamówień publicznych.
9.    Zamówienia publiczne powyżej kwoty, od której uzależnione jest stosowanie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, rejestrowane są przez pracownika ds. zamówień publicznych w prowadzonym rejestrze zamówień publicznych zawierającym: liczbę porządkową zastosowany tryb, nazwę oferenta realizującego zamówienie, cenę (wynagrodzenie) bez podatku od towarów i usług, datę zawarcia umowy, termin realizacji zamówienia, uwagi.
10.    Do obowiązków pracownika ds. zamówień publicznych należy sporządzanie planów postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym, wg wymagań przewidzianych w ustawie PZP.”
§ 2    Traci moc Zarządzenie Nr 10/2016 Wójta Gminy Skąpe z dnia 01 sierpnia 2016 r. w sprawie ustalenia procedur udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Skąpe i gminnych jednostkach organizacyjnych.
§ 3    Do postępowań i czynności wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, stosuje się przepisy dotychczasowe.
§ 4    Zarządzenie podlega przekazaniu dyrektorom/kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy Skąpe, których zobowiązuje się:
1)    w terminie do dnia 30 listopada 2019 r. do wdrożenia i stosowania w jednostkach organizacyj¬nych zasad określonych niniejszym zarządzeniem przy wydatkowaniu środków publicznych,
2)    w terminie do dnia 30 listopada 2019 r. do przekazania Wójtowi Gminy Skąpe kserokopii Zarządzenia Dyrektora/Kierownika gminnej jednostki organizacyjnej, wprowadzającego odpowiednio zasady wskazane w niniejszym zarządzeniu.
§ 5    Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
  
Działając na podstawie art. 30 ust. 2 pkt. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506 z późn. zm.), art. 44 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.), zarządza się co następuje:
§ 1    Wprowadza się procedury związane z wydatkowaniem środków publicznych i udzielaniem zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, dokonywane na cele i w wysokościach ustalonych w uchwale budżetowej Gminy Skąpe:
1.    wydatków podlegających stosowaniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 z póżn.zm.),
2.    wydatków, do których - ze względu na ich przedmiot lub wartość - nie stosuje się przepisów ustawy określonej w pkt. 1 powyżej,
w formie „Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Skąpe” o treści:
Rozdział 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
1.    Regulamin określa warunki i zasady udzielania zamówień o wartości szacunkowej, tj. wartości bez podatku od towarów i usług, do 30 000 Euro oraz powyżej tej wartości.
2.    Zamówienia o wartości do kwoty 30 000 Euro, wyrażonej w złotych, zgodnie z art.4, pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą PZP, zwolnione są z obowiązku stosowania przepisów tej ustawy, jednakże do tych zamówień należy stosować ramowe zasady określone w niniejszym regulaminie.
3.    Zamówień dokonuje się w granicach wydatków ujętych w uchwale budżetowej:
1)    w sposób celowy i oszczędny, z zachowań iem zasad:
a)    uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b)    optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
2)    w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3)    w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
4.    W przypadkach udzielania zamówień w trybie niniejszego regulaminu, przy typowaniu zamówień należy zachować zasadę zakazu dzielenia zamówienia na części oraz zakazu zaniżania określenia wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy PZP.
5.    Dopuszcza się możliwość modyfikowania wzorów dokumentów stanowiących załączniki do niniejszego regulaminu w celu dopasowania do specyfiki danego zamówienia.
Rozdział 2
ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ
§2
Zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 Euro
1.    Zakupów w trybie określonym w niniejszym paragrafie wolno dokonywać dla zamówień, których wartość bez podatku od towarów i usług nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 Euro.
2.    Postępowanie przygotowuje i przeprowadza pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia.
3.    Przygotowując postępowanie prowadzący zamówienie określa jego przedmiot i szacunkową wartość.
4.    Przed udzieleniem zamówienia, pracownik odpowiedzialny za zamówienie, sprawdza zabezpieczenie środków finansowych na dane zamówienie w budżecie jednostki.
5.    Decyzję w sprawie zakupu dostawy, usługi lub roboty budowlanej podejmuje Wójt Gminy.
6.    W przypadku, gdy szacowana wartość zamówienia przekroczy równowartość 30 000 Euro, pracownik merytorycznie odpowiedzialny za postępowanie informuje o tym fakcie Wójta Gminy, a ten kieruje sprawę do Inspektora ds. budownictwa i zamówień publicznych, celem przeprowadzenia postępowania zgodnie z wymogami ustawy PZP.
7.    Udzielanie zamówień na podstawie niniejszego regulaminu następuje według następujących zasad:
a)    zamówienia, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 15 000,00 zł netto poprzedza przeprowadzenie rozeznania rynku poprzez:
-    ogłoszenie zaproszenia do składania ofert w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu na okres co najmniej 7 dni przed terminem składania ofert, z potwierdzeniem jego umieszczenia na stronie internetowej albo
-    skierowanie zaproszenia do składania ofert do minimum 3 wykonawców za pomocą e-maila, faksu lub pisma z potwierdzeniem jego nadania/wysłania/odbioru,
b)    zamówienia, których wartość jest mniejsza od kwoty 15 000,00 zł netto, a powyżej 3 500,00 zł netto poprzedza rozeznanie cen rynkowych telefonicznie lub wykorzystując katalogi, cenniki, foldery, strony internetowe itp.,
c)    zamówienia, których wartość jest równa lub mniejsza od kwoty 3 500,00 zł netto wyłączone są z obowiązku przeprowadzania procedury badania rynku,
d)    zamówienia, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 15 000,00 zł netto, a w przypadku zamówień na roboty budowlane i usługi polegające na opracowaniu dokumentacji projektowej lub kosztorysowej, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 5 000,00 zł netto dokonuje się poprzez zawarcie pisemnej umowy,
e)    zamówienia, których wartość nie przekracza kwoty 15 000,00 zł netto, a których wartość jest równa lub przekracza kwotę 3 500,00 zł netto, a w przypadku zamówień na roboty budowlane i usługi polegające na opracowaniu dokumentacji projektowej lub kosztorysowej, których wartość nie przekracza kwoty 5 000,00 zł netto poprzedza się:
-    pisemnym zamówieniem na dostawy,
-    pisemnym zleceniem na usługi i roboty budowlane,
f)    w przypadku zamówień dotyczących zadań realizowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, udziela się ich zgodnie z procedurami określonymi w tym zakresie w umowie o dofinansowanie i/lub w wytycznych Instytucji Zarządzającej dla właściwego programu operacyjnego, z wyjątkiem przypadków odsyłających wprost do wewnętrznych uregulowań w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30000 Euro. Przepisy regulaminu stosuje się odpowiednio.
g)    w przypadku zamówień, o których mowa w lit. e), o ewentualnym zawarciu pisemnej umowy decyduje prowadzący zamówienie.
8.    Wzór zaproszenia do składania ofert, o którym mowa w ust. 7 lit. a) stanowi załącznik nr 1 do regulaminu.
9.    Wraz z zaproszeniem do składania ofert prowadzący zamówienie przygotowuje i przedkłada jednoznaczny dla wszystkich potencjalnych wykonawców formularz ofertowy, wg wzoru przedstawionego w załączniku nr 2 do regulaminu.
10.    Rozeznanie cen rynkowych, o którym mowa w ust. 7 lit. b) należy udokumentować wg załącznika nr 3 do regulaminu.
11.    Zamówienia, o których mowa w ust. 7 lit. c) należy udokumentować fakturą lub rachunkiem ze stosownym opisem merytorycznym.
12.    Pracownik prowadzący postępowanie, o którym mowa w ust. 7 lit. a), dołącza do przedstawianego Wójtowi Gminy protokołu postępowania w sprawie udzielenia zamówienia, przygotowanego wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do regulaminu, otrzymane pisemnie, faksem lub e-mailem oferty.
13.    O wyniku postępowania prowadzonego na podstawie ust. 7 lit. a), w przypadku umieszczenia zaproszenia do składania ofert w Biuletynie Informacji Publicznej, zawiadamia się wykonawców poprzez umieszczenie informacji o wyborze na stronie internetowej ww. biuletynu. W pozostałych przypadkach informację o wyborze Wykonawcy należy przekazać zainteresowanym na ich pisemny wniosek przesłany faksem lub e-mailem.
14.    Do spraw nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się przepisy art. 70 KC dotyczące przetargu pisemnego.
15.    W przypadku konieczności wykonania zamówienia w trybie pilnym, nagłym/ awaryjnym, wymagającym jego niezwłocznej realizacji ze względu na interes publiczny lub ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, które np. mogą być świadczone tylko przez jednego Wykonawcę (np. zakup kopii map z państwowych zasobów geodezyjnych, ochrona praw autorskich itp.), a także w przypadku zamówień dotyczących: utworów/ usług artystycznych, prawniczych, doradztwa podatkowego, obsługi bankowej- dopuszcza się odstąpienie od obowiązku przeprowadzenia procedur określonych w § 2 ust. 7-14. W takim wypadku konieczne jest sporządzenie przez pracownika prowadzącego postępowanie notatki służbowej zawierającej uzasadnienie przyczyn odstąpienia oraz uzyskanie akceptacji Wójta Gminy Skąpe lub osoby przez niego upoważnionej.
16.    Wójt może określić innąniż wskazanąw ust.7-14 procedurę przeprowadzenia postępowania.
17.    Dokumentację postępowania stanowią wszelkie dokumenty związane z postępowaniem, a w szczególności:
a)    potwierdzenie umieszczenia zaproszenia do składania ofert w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu (w przypadku jego umieszczenia na stronie internetowej),
b)    zaproszenia do składania ofert z potwierdzeniem jego nadania/wysłania/odbioru,
c)    notatka z przeprowadzonego rozeznania cen rynkowych,
d)    umowa (w przypadku jej zawarcia w formie pisemnej),
e)    faktura lub rachunek z adnotacją na odwrocie, że zamówienia udzielono na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy PZP,
f)    oferty, wyłącznie w przypadku ich otrzymania.
18.    .Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu, w terminie do 15 stycznia każdego roku, do przekazywania Inspektorowi ds. budownictwa i zamówień publicznych UG Skąpe, łącznej wartości udzielonych zamówień bez podatku od towarów i usług, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt. 8 ustawy PZP za rok poprzedni, wg wzoru wskazanego w załączniku nr 6 do regulaminu.
§3
Zamówienia, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 Euro
1.    Postępowanie w sprawie wyboru Wykonawcy zamówienia o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość 30 000 Euro prowadzi pracownik merytorycznie odpowiedzialny w UG za zamówienia publiczne, realizowane zgodnie z ustawą PZP.
2.    Komplet niezbędnych do przeprowadzenia postępowania dokumentów, w tym m.in. opis przedmiotu zamówienia, szacunek wartości zamówienia, zestawienia, wytyczne specjalne, dokumentacje itp. przygotowywane są przez stanowisko/a merytorycznie odpowiedzialne za realizację zamówienia i przekazywane na stanowisko ds. zamówień publicznych.
3.    Wstępne czynności przygotowawcze polegają na przygotowaniu przez pracownika merytorycznego ds. zamówień publicznych wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego powyżej 30 000 Euro, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do regulaminu wraz z projektem umowy regulującej zasady zamówienia.
4.    Wniosek o wszczęcie postępowania podlega zatwierdzeniu pod względem finansowym przez Skarbnika Gminy oraz kierownika Zamawiającego.
5.    Pracownik ds. zamówień publicznych po otrzymaniu kompletu dokumentów sporządza specyfikację istotnych warunków zamówienia, którą przekazuje do merytorycznej akceptacji stanowisku odpowiedzialnemu za realizację zadania. Po otrzymaniu zaakceptowanej specyfikacji istotnych warunków zamówienia, pracownik ds. zamówień publicznych dokonuje czynności wynikających z procedury związanej z realizacją zamówienia.
6.    Po przeprowadzeniu procedury i zakończeniu postępowania podpisaniem umowy z Wykonawcą pracownik ds. zamówień publicznych przekazuje 1 egz. umowy do referatu budżetowo-finansowego LIG oraz kserokopię umowy i części cenowej oferty (np. druk oferty, kosztorys ofertowy) wybranego Wykonawcy do stanowiska zajmującego się realizacją zadania.
7.    Pracownik, w którego zakresie zadań/działalności została zawarta umowa, ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie umowy zgodnie z jej postanowieniami.
8.    Dokumentacja zamówień publicznych podlega archiwizacji na stanowisku ds. zamówień publicznych.
9.    Zamówienia publiczne powyżej kwoty, od której uzależnione jest stosowanie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, rejestrowane są przez pracownika ds. zamówień publicznych w prowadzonym rejestrze zamówień publicznych zawierającym: liczbę porządkową zastosowany tryb, nazwę oferenta realizującego zamówienie, cenę (wynagrodzenie) bez podatku od towarów i usług, datę zawarcia umowy, termin realizacji zamówienia, uwagi.
10.    Do obowiązków pracownika ds. zamówień publicznych należy sporządzanie planów postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym, wg wymagań przewidzianych w ustawie PZP.”
§ 2    Traci moc Zarządzenie Nr 10/2016 Wójta Gminy Skąpe z dnia 01 sierpnia 2016 r. w sprawie ustalenia procedur udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Skąpe i gminnych jednostkach organizacyjnych.
§ 3    Do postępowań i czynności wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, stosuje się przepisy dotychczasowe.
§ 4    Zarządzenie podlega przekazaniu dyrektorom/kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy Skąpe, których zobowiązuje się:
1)    w terminie do dnia 30 listopada 2019 r. do wdrożenia i stosowania w jednostkach organizacyj¬nych zasad określonych niniejszym zarządzeniem przy wydatkowaniu środków publicznych,
2)    w terminie do dnia 30 listopada 2019 r. do przekazania Wójtowi Gminy Skąpe kserokopii Zarządzenia Dyrektora/Kierownika gminnej jednostki organizacyjnej, wprowadzającego odpowiednio zasady wskazane w niniejszym zarządzeniu.
§ 5    Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy Skąpe

/-/ Zbigniew Woch