Gmina
Margonin

Zapytanie ofertowe

Dotyczy: wynajmu sceny, techniki scenicznej, oświetlenia, nagłośnienia wraz z obsługą podczas wydarzenia organizowanego przez Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury w Margoninie dnia 29.08.2026 r. w miejscowości Próchnowo pn. „Dożynki Gminne 2026”

I Zamawiający

Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury w Margoninie

ul. Powstańców Wielkopolskich 15, 64-830 Margonin

tel. kontaktowy: 67 2846119

e-mail: biuro@kulturalnymargonin.pl

 

 

II Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia są:

1. wynajem sceny o wymiarach co najmniej 8m x 6m wraz z montażem, demontażem i transportem;

2. montaż sprzętu techniki scenicznej, oświetlenia, nagłośnienia wraz z obsługą, gotowość w dniu 29.08.2026 r. na godz. 14:00;

3. obsługa techniczna oświetlenia i nagłośnienia imprezy w dniu 29.08.2026 r. – zgodnie z załączonymi riderami (zał. nr 3-4);

4. demontaż sprzętu techniki scenicznej, oświetlenia, nagłośnienia po zakończeniu imprezy, najpóźniej do dnia 30.08.2026 do godz. 10:00.

 

III Wymagania wobec Wykonawcy:

1. Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowego zrealizowania zamówienia;

2. Wykonawca zachowa poufny charakter informacji przekazywanych w toku o postępowanie zamówienia;

3. płatność za realizację zamówienia zostanie zrealizowana przelewem na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę po zakończeniu realizacji zamówienia,

4. Wykonawca zobowiązany jest do współpracy i konsultacji z Zamawiającym na etapie przygotowania oraz realizacji zamówienia;

5. spełnienie wymogów technicznych Artystów (załączniki nr 3 i 4) jest warunkiem koniecznym do podpisania umowy;

 

IV Termin, miejsce realizacji / wykonania zamówienia:

Próchnowo 30 E, 64-830 Margonin dnia 29.08.2026 r.

 

VI Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

2. posiadają wiedzę i doświadczenie w zakresie przedmiotu zapytania ofertowego;

3. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

4. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

5. w postępowaniu mogą wziąć udział wyłącznie Wykonawcy, wobec których nie jest prowadzone postępowanie egzekucyjne przez komornika sądowego.

 

VII Wymagane dokumenty do złożenia wraz z ofertą:

1. formularz oferty – załącznik nr 1 do niniejszego zapytania;

2. podpisane oświadczenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 1 do niniejszego zapytania;

3. udokumentowane doświadczenie Wykonawcy, z ostatnich 3 lat, o należytym wykonaniu usługi kompleksowej techniki scenicznej imprezy plenerowej o charakterze zbliżonym do Dożynek Gminnych;

4. dokument ubezpieczenia potwierdzający ubezpieczenie Wykonawcy od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej.

 

VIII Opis sposobu przygotowania oferty:

1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę;

2. Wykonawca składa ofertę na formularzu oferty załączonym do niniejszego zapytania (zał. nr 1);

3. ofertę pod rygorem nieważności składa w formie pisemnej w języku polskim;

4. do oferty należy dołączyć podpisane oświadczenie dotyczące spełnienia warunków udziału w postępowaniu (zał. nr 1);

5. cena wynikająca z oferty winna obejmować wszelkie koszty oraz być podana w kwocie brutto.

 

IX Miejsce i termin składania ofert:

W wersji papierowej w zaklejonej i opisanej kopercie: „Wynajem sceny, techniki scenicznej, oświetlenia, nagłośnienia wraz z obsługą podczas wydarzenia organizowanego przez Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury w Margoninie dnia 29.08.2026 r. w miejscowości Próchnowo pn. „Dożynki Gminne 2026” osobiście lub przesłać pocztą bądź kurierem na adres: Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury w Margoninie, ul. Powstańców Wielkopolskich 15, 64-830 Margonin.

Termin składania ofert w każdej z form upływa dnia 10.08.2026 r. o godzinie 12:00. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą uwzględniane. Zamawiający nie bierze pod uwagę przesyłek nadanych w placówce Poczty Polskiej przed dniem składania ofert, a doręczonych po tym terminie.

 

X Otwarcie ofert:

Otwarcie ofert nastąpi na Sali Sesyjnej w Urzędzie Miasta i Gminy Margonin przy włączonym systemie nagrywania obrazu i dźwięku, w obecności co najmniej dwóch pracowników Zamawiającego dnia 10 sierpnia 2026 r. o godzinie 14:00. Dokonując otwarcia ofert Zamawiający odnotuje nazwy (firmy) oraz adresy Oferentów, a także informacje dotyczące ceny.

 

XI Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: cena – 100%

1. za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, która uzyska największą liczbę punktów;

2. Zamawiający odrzuci ofertę gdy jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego, jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w stosunku do przedmiotu zamówienia, jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów oraz gdy Wykonawca podlega wykluczeniu z postępowania;

3. w przypadku gdy w postępowaniu zostaną złożone dwie lub więcej ofert z jednakową ceną, Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z tymi Wykonawcami lub poproszenia o złożenie ofert ponownych;

4. Zamawiający nie będzie oceniał ofert jeżeli:

1. jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,

2. zostanie złożona po terminie składania ofert,

3. nie będzie zawierała wszystkich wymaganych załączników.

 

XI Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty:

Informacja o wyborze oferty zostanie przesłana do Wykonawcy w formie pisemnej lub elektronicznej w zależności od sposobu złożenia oferty.

 

XII Termin związania ofertą:

Termin związania ofertą wynosi 14 dni.

 

XIII Dodatkowe informacje:

1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.

2. W wyniku zapytania ofertowego zostanie wybrany tylko 1 Wykonawca.

3. Oferta niekompletna, zawierająca braki formalne zostaje uznana za nieważną i odrzucona.

4. W przypadku wątpliwości co do złożonych ofert, Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w formularzu ofertowym.

5. Oferent składając swoją ofertę oświadcza tym samym, iż posiada wszelkie wymagane koncesje i zezwolenia oraz ubezpieczenie, które są wymagane do prowadzenia jego działalności.

6. Organizator zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wyboru wykonawcy bez podania przyczyny.

7. Informacje dodatkowe na temat przedmiotu zamówienia można uzyskać w siedzibie Miejsko - Gminnego Ośrodka Kultury w Margoninie oraz pod numerem telefonu 67 2846119, sprawę prowadzi Agnieszka Worwa.

 

XIV Załączniki:

1. formularz oferty – załącznik nr 1 do zapytania

2. oświadczenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 1 do zapytania

3. rider zespołu Skaner – załącznik nr 3 do zapytania

4. rider techniczny zespołu After Party – załącznik nr 4 do zapytania

5) klauzula informacyjna – załącznik nr 5 do zapytania