Gmina
Margonin

Margonin, dnia 09.04.2026 r.

Zapytanie ofertowe

Dotyczy: Wyłonienia Operatora Wesołego Miasteczka w dniach 22-24 maja 2026 r. w trakcie imprezy plenerowej pn. “Dni Margonina 2026” organizowanej w miejscowości Margonin na wyłączność.

I. ZAMAWIAJĄCY (ORGANIZATOR)

Miejsko-Gminny Ośrodek Kultury w Margoninie

ul. Powstańców Wielkopolskich 15, 64-830 Margonin

Tel. kontaktowy: 67 28 46 119

E-mail: biuro@kulturalnymargonin.pl

 

II. PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Przedmiotem zapytania ofertowego jest kompleksowa obsługa urządzeń rozrywkowo-rekreacyjnych, zwanych dalej: „Wesołym Miasteczkiem” podczas imprezy plenerowej pn. “Dni Margonina 2026”organizowanej w miejscowości Margonin w dniach 22-24 maja 2026 r.

Organizatorem wydarzenia jest Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury w Margoninie, który poprzez jego przygotowanie chce promować lokalną kulturę, integrować mieszkańców oraz stworzyć przestrzeń do wspólnego spędzania czasu oraz uczestnictwa mieszkańców w koncertach znanych artystów.

Poniżej znajdują się informacje o wydarzeniu:

Dni Margonina 22-24.05.2026 r.

Miejsce: utwardzony teren zielony przy plaży miejskiej, działka nr 1123/1 o powierzchni ewidencyjnej 1,9791 ha, obręb Margonin , ul. Powstańców Wielkopolskich, 64-830 Margonin

„Dni Margonina 2026” to kolejna edycja cyklicznej 3-dniowej imprezy organizowanej w Margoninie w dniach 22 - 24 maja 2026 r. w godzinach:

- 22.05.26 r. - piątek w godzinach 19:00 – 2:00

- 23.05.26 r. - sobota w godzinach 15:00 – 24:00

- 24.05.26 r. - niedziela w godzinach 13:00 – 23:00

Zakres programu wydarzeń jest ramowy i może ulec zmianie.

 

III. SZCZEGÓŁOWY ZAKRES USŁUG OBJĘTYCH PRZEDMIOTEM ZAPYTANIA

Przedmiot zapytania ofertowego obejmuje obsługę plenerowych urządzeń rekreacyjnych na wyłączność, na terenie wyznaczonym przez Organizatora. Atrakcje, które powinien zapewnić Operator to między innymi: dmuchane zjeżdżalnie, spokojne karuzele typu słoniki, karuzele kaczki – łabędzie, karuzela łańcuchowa, trampoliny, kule wodne, pociągi dla młodszych dzieci oraz atrakcje podnoszące adrenalinę typu Booster, Condor czy też wieże powolnego spadania. Powyższe ma charakter wyłącznie przykładowy, a Oferent może dostarczyć większą liczbę urządzeń. Granicą jest jedynie wielkość przeznaczonego terenu.

Przedmiot zapytania ofertowego obejmuje dostarczenie i kompleksową obsługę urządzeń rozrywkowo-rekreacyjnych na terenie o powierzchni 60m x 60m.

 

IV. ZAŁĄCZNIKI DO OFERTY

Dodatkowe wymagane załączniki:

1. Wypis z rejestru działalności gospodarczej lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

2. Formularz ofertowy (załącznik nr 1) do którego należy dołączyć wykaz urządzeń Wesołego Miasteczka, które zostaną dostarczone i kompleksowo obsługiwane w dniach 22-24 maja 2026 r.

3. Oświadczenie o akceptacji warunków współpracy (załącznik nr 2).

4. Klauzula informacyjna – zgoda na przetwarzanie danych osobowych (załącznik nr 3).

5. Referencje potwierdzające obsługę co najmniej jednego wydarzenia skierowanego do grupy co najmniej 1000 uczestników, polegającego na dostarczeniu i kompleksowej obsłudze urządzeń rozrywkowo-rekreacyjnych typu „Wesołe Miasteczko” - w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, odpowiadające rodzajem usługom zamawianym w niniejszym postępowaniu.

 

V. ZAKRES OBOWIĄZKÓW OFERENTA

Oferent, którego oferta zostanie wybrana, będzie zobowiązany do:

• ustawienia wyłącznie sprawnych technicznie urządzeń, posiadających aktualne atesty i odbiory techniczne;

• prowadzenia działalności z zachowaniem szczególnych warunków bezpieczeństwa użytkowników atrakcji i osób postronnych;

• posiadania wszelkich zezwoleń określonych przepisami prawa do prowadzenia tego typu działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

• posiadania aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością, obejmującego m.in. szkody poniesione przez osoby trzecie korzystające z urządzeń będących przedmiotem umowy oraz za szkody wynikłe z nienależytego działania lub odsługi tych urządzeń (należy okazać w dniu podpisania umowy);

• rozstawienia urządzeń na terenie realizacji imprezy wyłącznie w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym - w sposób zapewniający nieblokowanie dróg ewakuacyjnych;

• zabezpieczenia PPOŻ zgodnie z wymogami ustawy;

• posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych, zgodnych z aktualnymi normami bezpieczeństwa ppoż. oraz przepisami BHP;

• zapewnienia bezpieczeństwa w obrębie terenu, na którym ustawione będą jego urządzenia;;

• przestrzegania postanowień organizatora oraz ustawy z dnia 20 marca 2029 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 616);

• zapewnienia odpowiedniej liczby pracowników, którzy będą odpowiedzialni za sprawną obsługę urządzeń w trakcie imprezy;

• obsługi urządzeń w trakcie trwania imprez oraz do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru oraz usunięcia odpadów na własny koszt po zakończeniu realizacji przedmiotu zapytania;

• zapewnienia sobie we własnym zakresie dostępu do prądu (agregat prądotwórczy);

• zapewnienia sobie sprzętu gaśniczego oraz innego niezbędnego sprzętu i środków potrzebnych do wystawienia i funkcjonowania stoisk;

• zabezpieczenia we własnym zakresie okablowania do miejsc z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno – elektrycznym wraz z „najazdami” w miejscach komunikacyjnych);

• stosowania się do wszystkich uwag i poleceń Organizatora związanych z niezakłócaniem przebiegu imprezy plenerowej pn. “Dni Margonina 2026”, w szczególności uwag do poziomu głośności muzyki odtwarzanej przez Wykonawcę w trakcie koncertów organizownych podczas imprezy plenerowej;

• zagwarantowania przyjmowania od kupujących płatności w gotówce jak również za pośrednictwem pieniądza elektronicznego (karty bankowe, urządzenia mobilne, BLIK, itp.);

• dokonanie płatności na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie 14 dni od podpisania umowy;

• po zakończeniu imprezy uprzątnięcie terenu, usunięcie wszelkich urządzeń i wyposażenie oraz posprzatanie i doprowadzenie ustostępionego terenu do stanu pierwotnego w terminie 3 dni.

 

Dodatkowe informacje:

Ceny za bilety Oferent ustala na własną odpowiedzialność i ryzyko.

Oferent nie będzie miał prawa do poddzierżawy terenu oraz zlecenia sprzedaży podmiotom trzecim bez pisemnej zgody Organizatora.

VI. ZAKRES OBOWIĄZKÓW ORGANIZATORA

1. Wyznaczenie i udostępnienie Operatorowi terenu pod odsługę Wesołego Miasteczka.

2. Zapewnienie w trakcie trwania imprez występów artystycznych.

3. Zapewnienie infrastruktury na terenie imprezy (dostęp do wody, toalety).

Organizator nie zapewnia ochrony urządzeń Operatora podczas trwania imprezy.

VII. WARUNKI UDZIAŁU W ZAPROSZENIU OFERTOWYM ORAZ PODSTAWY WYKLUCZENIA:

Ofertę może złożyć Oferent, który:

1. Posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie, uprawnienia oraz osoby zdolne do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego.

2. Przedstawi referencje potwierdzające obsługę co najmniej jednego wydarzenia skierowanego do grupy co najmniej 1000 uczestników, polegającego na dostarczeniu i kompleksowej obsłudze urządzeń rozrywkowo-rekreacyjnych typu „Wesołe Miasteczko” - w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, odpowiadające rodzajem usługom zamawianym w niniejszym postępowaniu.

3. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego.

4. Rozliczy się z Organizatorem na podstawie faktury VAT, zawrze z Organizatorem umowę na przedmiot zapytania ofertowego w formie pisemnej.

Z postępowania wyklucza się Oferentów, którzy:

1. Złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego zapytania ofertowego.

2. Nie wykazali spełniania warunków udziału w zapytaniu ofertowym.

3. Posiadają braki w złożonej dokumentacji.

4. Posiadają istotne błędy w obliczeniu ceny.

5. Złożyli ofertę po terminie składania ofert.

6. Nie złożyli oferty na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do ogłoszenia i/lub nie złożyli wymaganych załączników do oferty.

7. Nie zadeklarowali co najmniej minimalnej kwoty przystąpienia.

UWAGA!

Minimalna kwota przystąpienia jaka powinna zostać zadeklarowana to 30 000,00 zł netto.

VIII. PROCEDURA SKŁADANIA OFERT

1. W wersji papierowej w zaklejonej i opisanej kopercie: „Wyłonienie Operatora Wesołego Miasteczka w dniach 22-24 maja 2026 r. w trakcie imprezy plenerowej pn. “Dni Margonina 2026” organizowanej w miejscowości Margonin na wyłączność” osobiście lub przesłać pocztą bądź kurierem na adres: Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury w Margoninie, ul. Powstańców Wielkopolskich 15, 64-830 Margonin.

IX. TERMIN SKŁADANIA OFERT

Termin składania ofert w każdej z form upływa dnia 21 kwietnia 2026 r. o godzinie 12:00.

Oferty złożone po terminie składania ofert, określonym w rozdz. IX niniejszego zapytania nie będą uwzględniane. Organizator nie bierze pod uwagę przesyłek nadanych w placówce Poczty Polskiej przed dniem składania ofert, a doręczonych po tym terminie.

 

X. OTWARCIE OFERT

Otwarcie ofert nastąpi na Sali sesyjnej w Urzędzie Miasta i Gminy Margonin przy włączonym systemie nagrywania obrazu i dźwięku, w obecności co najmniej dwóch pracowników Organizatora dnia 21 kwietnia 2026 r. o godzinie 14:00. Dokonując otwarcia ofert Organizator odnotuje nazwy (firmy) oraz adresy Oferentów, a także informacje dotyczące ceny.

 

XI. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY NASTĄPI W OPARCIU O NASTĘPUJĄCE KRYTERIA: CENA – 100%

1. Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, która uzyska największą ilość punktów.

2. Zamawiający odrzuci ofertę gdy jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego, jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w stosunku do przedmiotu zamówienia, jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów oraz gdy Wykonawca podlega wykluczeniu z postępowania.

 

XII. DODATKOWE INFORMACJE

1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.

2. W wyniku zapytania ofertowego zostanie wybrany tylko 1 Oferent.

3. Oferta niekompletna, zawierająca braki formalne zostaje uznana za nieważną i odrzucona.

4. W przypadku wątpliwości co do złożonych ofert, Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w formularzu ofertowym.

5. Oferent składając swoją ofertę oświadcza tym samym, iż posiada wszelkie wymagane koncesje i zezwolenia oraz ubezpieczenie, które są wymagane do prowadzenia jego działalności.

6. Organizator zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferenta bez podania przyczyny.

7. Informacje dodatkowe na temat przedmiotu zamówienia można uzyskać w siedzibie Miejsko - Gminnego Ośrodka Kultury w Margoninie oraz pod numerem telefonu 67 2846119, sprawę prowadzi Agnieszka Worwa.

Po wyłonieniu oficjalnego operatora Wesołego Miasteczka Organizator nie przewiduje dopuszczenia podczas Dni Margonina 2026 innych podmiotów do wykonywania usług polegających na obsłudze urządzeń rozrywkowo-rekreacyjnych typu „Wesołe Miasteczko”, odpowiadających rodzajem usługom zamawianym w niniejszym postępowaniu.

Załączniki:

1. Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy.

2. Załącznik nr 2 - Oświadczenie o akceptacji warunków współpracy.

3. Załącznik nr 3 - Klauzula informacyjna.