Gmina
Margonin

Margonin, dnia 03.04.2026 r.

Zapytanie ofertowe

Dotyczy: Wyłonienia oficjalnego operatora gastronomicznego do obsługi plenerowych imprez organizowanych w 2026 roku przez Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury w Margoninie (Dni Margonina 22-24.05.2026 r.; Dożynki Gminne - Próchnowo 29.08.2026 r.).

 

I. ZAMAWIAJĄCY (ORGANIZATOR)

Miejsko-Gminny Ośrodek Kultury w Margoninie

ul. Powstańców Wielkopolskich 15, 64-830 Margonin

Tel. kontaktowy: 67 28 46 119

E-mail: biuro@kulturalnymargonin.pl

 

II. PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Przedmiotem zapytania ofertowego jest wyłonienie jednego operatora gastronomicznego, który będzie świadczył usługi sprzedaży gotowych posiłków oraz napojów (w tym napojów alkoholowych) na udostępnionym przez Organizatora terenie podczas plenerowych imprez masowych oraz niemasowych organizowanych w 2026 roku przez Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury w Margoninie (Dni Margonina 22-24.05.2026 r.; Dożynki Gminne - Próchnowo 29.08.2026 r.).

Organizatorem wydarzeń jest Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury w Margoninie (zwany dalej „Organizatorem”), który poprzez ich przygotowanie chce promować lokalną kulturę, integrować mieszkańców oraz stworzyć przestrzeń do wspólnego spędzania czasu oraz uczestnictwa mieszkańców w koncertach ogólnopolskiej sławy artystów.

Poniżej znajdują się informacje o poszczególnych wydarzeniach:

1. Dni Margonina 22-24.05.2026 r.

Miejsce: utwardzony teren zielony przy plaży miejskiej, działka nr 1123/1 o powierzchni ewidencyjnej 1,9791 ha, obręb Margonin , ul. Powstańców Wielkopolskich, 64-830 Margonin

„Dni Margonina 2026” to kolejna edycja cyklicznej 3-dniowej imprezy organizowanej w Margoninie w dniach 22 - 24 maja 2026 r. w godzinach:

- 22.05.26 r. - piątek w godzinach 19:00 – 2:00

- 23.05.26 r. - sobota w godzinach 15:00 – 24:00

- 24.05.26 r. - niedziela w godzinach 13:00 – 23:00

 

2. Dożynki Gminne 29.08.2026 r.

Miejsce: teren przy sali wiejskiej, działka nr 23 o powierzchni ewidencyjnej 2,7528 ha, obręb Próchnowo, Próchnowo 30/E, 64-830 Margonin w godzinach 15:00 – 0:30:

- koncert zespołu „Skaner” godzina 19:30,

- koncert zespołu „AFTER PARTY” godzina 21:00,

- zabawa taneczna 22:00 – 0:30.

Zakres programu wydarzeń jest ramowy i może ulec zmianie.

 

III. SZCZEGÓŁOWY ZAKRES USŁUG GASTRONOMICZNYCH OBJĘTYCH PRZEDMIOTEM ZAPYTANIA

 

1. Dni Margonina 22-24.05.2026 r.

Przedmiot zapytania ofertowego obejmuje strefę gastronomiczną o wymiarach 50x60m / 3000 m² powierzchni. Strefa będzie umiejscowiona ok. 80 metrów od linii sceny z pełną jej widzialnością, oddzielona barierkami.

Obsługujący musi zapewnić usługę w ilości wystarczającej do obsługi uczestników imprezy w powyższych terminach:

• stoiska gastronomiczne o zróżnicowanym asortymencie obejmującym co najmniej:

- potrawy z grilla (kiełbasa, szaszłyki, karkówka, itp.),

- dania fast -food (hamburgery, zapiekanki, hot – dogi, frytki),

- napoje bezalkoholowe,

- napoje alkoholowe (nisko i wysokoalkoholowe, ale wyłącznie o charakterze drinków, zakaz podawania czystego alkoholu),

• wyposażenie ogródków gastronomicznych w ławy, stoły i parasole, dla co najmniej 400 osób,

• przygotowanie strefy dla gości – ciepłe posiłki dla 40 osób, sukcesywnie uzupełniane w określonych godzinach (piątek 20:00 – 1:00; sobota 17:00 – 23:00, niedziela 15:00 – 23:00),

• obsługujący imprezę będzie pobierał opłaty za świadczone usługi według ustalonych przez siebie cen.

 

2. Dożynki Gminne - Próchnowo 29.08.2026 r.

Przedmiot zapytania ofertowego obejmuje strefę gastronomiczną o wymiarach 20x30 / 600 m² powierzchni. Strefa będzie umiejscowiona w bliskiej odległości od linii sceny.

Obsługujący imprezę musi zapewnić w ilości wystarczającej do obsługi uczestników imprezy w powyższym terminie:

• stoiska gastronomiczne o zróżnicowanym asortymencie obejmującym co najmniej:

- potrawy z grilla (kiełbasa, szaszłyki, karkówka, itp.),

- dania fast -food (hamburgery, zapiekanki, hot – dogi, frytki),

- napoje bezalkoholowe,

- napoje niskoalkoholowe,

• wyposażenie ogródków gastronomicznych w ławy, stoły i parasole dla co najmniej 100 osób,

• obsługujący imprezę będzie pobierał opłaty za świadczone usługi według ustalonych przez siebie cen.

 

IV. ZAŁĄCZNIKI DO OFERTY

Dodatkowe wymagane załączniki:

1. Wypis z rejestru działalności gospodarczej lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

2. Formularz ofertowy (załącznik nr 1).

3. Oświadczenie o akceptacji warunków współpracy (załącznik nr 2).

4. Klauzula informacyjna – zgoda na przetwarzanie danych osobowych (załącznik nr 3).

5. Referencje potwierdzające obsługę co najmniej 3 wydarzeń skierowanych do grupy co najmniej 1000 uczestników w zakresie usługi gastronomicznej - w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, odpowiadające rodzajem usługom zamawianym w niniejszym postępowaniu.
 

V. ZAKRES OBOWIĄZKÓW OFERENTA

Oferent, którego oferta zostanie wybrana, będzie zobowiązany do:

• uzyskania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych na terenie imprezy w miejscu do tego wyznaczonym (należy okazać w dniu podpisania umowy);

• posiadania aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością (należy okazać w dniu podpisania umowy);

• zapewnienia, że osoby obsługujące imprezy na stoiskach gastronomicznych w dniach 22-24.05.2026r., 29.08.2026 r. będą posiadały aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne;

• zabezpieczenia PPOŻ zgodnie z wymogami ustawy;

• posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych, zgodnych z aktualnymi normami bezpieczeństwa ppoż. oraz przepisami BHP;

• zapewnienia bezpieczeństwa w obrębie swojego stoiska;

• przestrzegania postanowień organizatora oraz ustawy z dnia 20 marca 2029 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 616);

• rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi Organizatora;

• zapewnienia odpowiedniej liczby pracowników, którzy będą odpowiedzialni za sprawną obsługę gastronomiczną w trakcie imprezy;

• obsługi punktów gastronomicznych w trakcie trwania imprez oraz do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru, a także do zapewnienia odpowiedniej ilości pojemników na odpady przy stoiskach wydawania posiłków i bieżącego ich opróżniania oraz usunięcia odpadów na własny koszt po zakończeniu realizacji przedmiotu zamówienia;

• zapewnienia sobie we własnym zakresie dostępu do prądu (agregat prądotwórczy);

• zapewnienia sobie sprzętu gaśniczego oraz innego niezbędnego sprzętu i środków potrzebnych do wystawienia i funkcjonowania stoisk;

• zabezpieczenia we własnym zakresie okablowania do miejsc z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno – elektrycznym wraz z „najazdami” w miejscach komunikacyjnych);

• zagwarantowania przyjmowania od kupujących płatności w gotówce jak również za pośrednictwem pieniądza elektronicznego (karty bankowe, urządzenia mobilne, BLIK, itp.);

• zagwarantowania różnorodności posiłków oraz napojów, minimalne zróżnicowanie obejmuje: potrawy z grilla, sałatki, fast-food (hamburgery, zapiekanki, hot – dogi), napoje bezalkoholowe, napoje alkoholowe do 4,5 %, napoje alkoholowe w przedziale od 18 % do 40%;

• wydawania posiłków w naczyniach jednorazowych oraz napojów (w tym piwa, napojów bezalkoholowych, drinków) w opakowaniach plastikowych lub papierowych.

• sukcesywnego uzupełniania asortymentu;

• dokonanie płatności na podstawie prawidłowo wystawione faktury VAT w terminie 14 dni od podpisania umowy.

 

Dodatkowe informacje:

Dostawy półproduktów do stref gastronomicznych w trakcie trwania wydarzeń powinny odbywać się w minimalnym zakresie i po uzyskaniu zgody Organizatora.

Ceny sprzedawanych produktów ustala Oferent na własną odpowiedzialność i ryzyko.

Oferent nie będzie miał prawa do poddzierżawy terenu oraz zlecenia sprzedaży podmiotom trzecim bez uprzejmiej pisemnej zgody Organizatora.
 

VI. ZAKRES OBOWIĄZKÓW ORGANIZATORA

1. Udostępnienie terenu.

2. Zapewnienie w trakcie trwania imprez występów artystycznych.

3. Zapewnienie infrastruktury na terenie imprezy (dostęp do wody, toalety).
 

VII. WARUNKI UDZIAŁU W ZAPROSZENIU OFERTOWYM ORAZ PODSTAWY WYKLUCZENIA:

Ofertę może złożyć Oferent, który:

1. Posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie, uprawnienia oraz osoby zdolne do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego.

2. Przedstawi referencje potwierdzające obsługę co najmniej 3 wydarzeń skierowanych do grupy co najmniej 1000 uczestników w zakresie usługi gastronomicznej - w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, odpowiadające rodzajem usługom zamawianym w niniejszym postępowaniu.

3. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego.

4. Rozliczy się z Organizatorem na podstawie faktury VAT, zawrze z Organizatorem umowę na przedmiot zapytania ofertowego w formie pisemnej.

Z postępowania wyklucza się Oferentów, którzy:

1. Złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego zapytania ofertowego.

2. Nie wykazali spełniania warunków udziału w zapytaniu ofertowym.

3. Posiadają braki w złożonej dokumentacji.

4. Posiadają istotne błędy w obliczeniu ceny.

5. Złożyli ofertę po terminie składania ofert.

6. Nie złożyli oferty na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do ogłoszenia i/lub nie złożyli wymaganych załączników do oferty.

7. Nie zadeklarowali co najmniej minimalnej kwoty przystąpienia.

 

UWAGA!

Minimalna kwota przystąpienia jaka powinna zostać zadeklarowana to 10 000,00 zł netto.

VIII. PROCEDURA SKŁADANIA OFERT

1. W wersji papierowej w zaklejonej i opisanej kopercie:„Wyłonienie oficjalnego operatora gastronomicznego do obsługi plenerowych imprez organizowanych w 2026 roku przez Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury w Margoninie (Dni Margonina 22-24.05.2026 r.; Dożynki Gminne - Próchnowo 29.08.2026 r.)” osobiście lub przesłać pocztą bądź kurierem na adres: Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury w Margoninie, ul. Powstańców Wielkopolskich 15, 64-830 Margonin.
 

IX. TERMIN SKŁADANIA OFERT

Termin składania ofert w każdej z form upływa dnia 13 kwietnia 2026 r. o godzinie 12:00.

Oferty złożone po terminie składania ofert, określonym w rozdz. IX niniejszego zapytania nie będą uwzględniane. Organizator nie bierze pod uwagę przesyłek nadanych w placówce Poczty Polskiej przed dniem składania ofert, a doręczonych po tym terminie.

 

X. OTWARCIE OFERT

Otwarcie ofert nastąpi na Sali sesyjnej w Urzędzie Miasta i Gminy Margonin przy włączonym systemie nagrywania obrazu i dźwięku, w obecności co najmniej dwóch pracowników Organizatora dnia 13 kwietnia 2026 r. o godzinie 14:00. Dokonując otwarcia ofert Organizator odnotuje nazwy (firmy) oraz adresy Oferentów, a także informacje dotyczące ceny.

 

XI. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY NASTĄPI W OPARCIU O NASTĘPUJĄCE KRYTERIA: CENA – 100%

1. Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, która uzyska największą ilość punktów.

2. Zamawiający odrzuci ofertę gdy jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego, jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w stosunku do przedmiotu zamówienia, jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów oraz gdy Wykonawca podlega wykluczeniu z postępowania.

 

XII. DODATKOWE INFORMACJE

 

1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych w podziale na zadania.

2. W wyniku zapytania ofertowego zostanie wybrany tylko 1 Oferent.

3. Oferta niekompletna, zawierająca braki formalne zostaje uznana za nieważną i odrzucona.

4. W przypadku wątpliwości co do złożonych ofert, Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w formularzu ofertowym.

5. Oferent składając swoją ofertę oświadcza tym samym, iż posiada wszelkie wymagane koncesje i zezwolenia oraz ubezpieczenie, które są wymagane do prowadzenia jego działalności.

6. Organizator zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferenta bez podania przyczyny.

7. Informacje dodatkowe na temat przedmiotu zamówienia można uzyskać w siedzibie Miejsko - Gminnego Ośrodka Kultury w Margoninie oraz pod numerem telefonu 67 2846119, sprawę prowadzi Agnieszka Worwa.

Po wyłonieniu oficjalnego operatora gastronomicznego Organizator nie przewiduje dopuszczenia innych podmiotów do sprzedaży wyżywienia oraz alkoholu nisko i wysoko procentowego na terenie Dni Margonina 2026.

 

 

Załączniki:

1. Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy.

2. Załącznik nr 2 - Oświadczenie o akceptacji warunków współpracy.

3. Załącznik nr 3 - Klauzula informacyjna.