Wydział Organizacyjny
- W zakresie spraw kadrowych:
- Prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Starostwa Powiatowego.
- Prowadzenie akt i spraw osobowych dyrektorów jednostek powiatowych.
- Wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu, dokumentowanie spraw dotyczących
nawiązywania i rozwiązania stosunku pracy, przebiegu pracy, rent, emerytur, jubileuszy
i odznaczeń. - Przygotowywanie wniosków do Powiatowego Urzędu Pracy w sprawie zatrudniania oraz
refundacji w ramach instrumentów rynku pracy. - Przygotowywanie wniosków do Powiatowego Urzędu Pracy o zawarcie umów
o zorganizowanie staży. - Prowadzenie spraw związanych z odbywaniem praktyk.
- Prowadzenie spraw związanych z odbywaniem nieodpłatnej kontrolowanej pracy społecznie użytecznej przez osoby kierowane przez sąd.
- Przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnianiem na podstawie umów cywilnoprawnych.
- Prowadzenie spraw w zakresie rozliczania czasu pracy pracowników Starostwa.
- Sporządzanie sprawozdań statystycznych w zakresie dotyczącym spraw kadrowych.
- Organizowanie spraw związanych z dokonywaniem okresowych ocen pracowników.
- Opracowanie projektów Regulaminu Pracy, Regulaminu Wynagradzania i innych
aktów wewnętrznych dotyczących spraw pracowniczych oraz ich nowelizacji.
- W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
- Przeprowadzenie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad
bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracowników. - Bieżące informowanie Starosty o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz
z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń. - Sporządzanie i przedstawianie Staroście co najmniej raz w roku okresowych analiz stanu
bezpieczeństwa i higieny pracy z propozycjami przedsięwzięć technicznych
i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia
pracowników oraz poprawę warunków pracy. - Przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii
na stanowiskach pracy. - Udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowaniu
wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków, a także
kontrola realizacji tych wniosków. - Udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą.
- Prowadzenie rejestru, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących
wypadków przy pracy, chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby. - Doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu wstępnych, okresowych, kontrolnych badań lekarskich pracowników.
- Inicjowanie i rozwijanie na terenie zakładu pracy różnych form popularyzacji
problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii. - Przeprowadzanie przeszkolenia nowo zatrudnionych pracowników, stażystów
i praktykantów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
- W zakresie obsługi sekretariatu:
- Obsługa kancelaryjno – biurowa Starosty i Wicestarosty.
- Prowadzenie sekretariatu Starosty i Wicestarosty.
- Prowadzenie korespondencji okolicznościowej i kalendarium rocznic uroczystości
związanych z życiem społeczno-gospodarczym i kulturalnym mieszkańców powiatu. - Wydawanie i kontrola kart drogowych kierowcy, w tym:
- sporządzenie miesięcznych zestawień zużycia paliwa,
- prowadzenie dokumentacji dotyczącej zgłoszenia wyjazdu samochodu służbowego.
- Prowadzenie rejestru delegacji służbowych.
- Prowadzenie rejestru szkoleń i konferencji Starosty i Wicestarosty oraz pracowników Starostwa.
- Prowadzenie rejestru skarg i wniosków.
- Koordynowanie prac związanych z realizacją aktów prawnych Starosty.
- Zbieranie i opracowywanie materiałów na potrzeby Starosty i Wicestarosty.
- Sporządzanie w obecności Starosty lub Sekretarza Powiatu testamentu.
- Prowadzenie ewidencji Obwieszczeń i Zarządzeń Starosty.
- Organizacja i obsługa spotkań oraz szkoleń organizowanych przez Starostę z naczelnikami i pracownikami Starostwa.
- Organizacja i obsługa spotkań Starosty organizowanych przez Wydział Organizacyjny.
- Przygotowywanie upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez Starostę oraz prowadzenie ich rejestru.
- Prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych.
- W zakresie prowadzenia biura obsługi mieszkańców i kancelarii ogólnej:
- Zapewnienie właściwej obsługi mieszkańców zgłaszających się do biura, w szczególności
poprzez:
- udostępnianie wzorów wniosków wraz za instrukcją ich wypełniania,
- udzielanie pomocy mieszkańcom w wypełnianiu formularzy wraz z ich wstępną
weryfikacją kompletności składanych wniosków, - udzielanie pełnej informacji mieszkańcom w zakresie dotyczącym działania Starostwa,
w tym sposobu załatwienia zgłoszonych spraw, - kierowanie mieszkańców do właściwych Wydziałów.
- Przyjmowanie, rejestrowanie i rozdział korespondencji i wniosków wpływających do Starostwa.
- Załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, nagłówkowymi i tablicami.
- Prowadzenie rejestru pism wpływających do Starostwa Powiatowego i wysyłanych.
- Prowadzenie rejestru faktur przychodzących do Starostwa.
- Prowadzenie rejestru wniosków o udostępnianie informacji publicznej.
- Prowadzenie księgozbioru.
- Obsługa centrali telefonicznej oraz faksu.
- Prowadzenie punktu potwierdzania profilu zaufanego.
- W zakresie prowadzenia Biura Rady i Zarządu Powiatu:
- Obsługa kancelaryjno - biurowa oraz merytoryczna Rady i jej Komisji, w tym:
- gromadzenie i przygotowywanie materiałów niezbędnych dla pracy Rady i poszczególnych Komisji,
- przygotowywanie sesji Rady i posiedzeń Komisji,
- opracowywanie materiałów z obrad Rady i posiedzeń Komisji Rady oraz przekazywanie ich właściwym adresatom,
- sporządzanie protokołów z obrad Rady i posiedzeń Komisji Rady,
- prowadzenie rejestrów:
- uchwał Rady i Zarządu,
- wniosków i opinii Komisji,
- interpelacji i wniosków radnych,
- organizacja kontroli Komisji Rady,
- podejmowanie zadań związanych z nawiązywaniem i rozwijaniem współpracy oraz wymianą doświadczeń z innymi radnymi.
- Obsługa posiedzeń Zarządu.
- Koordynowanie prac związanych z realizacją aktów prawnych Zarządu i Rady.
- Koordynowanie prac związanych z opiniowaniem materiałów dla potrzeb Zarządu i Rady.
- Przygotowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez Zarząd
Powiatu oraz prowadzenie ich rejestru.
6. W zakresie spraw administracyjno-gospodarczych:
- Opracowanie i realizowanie planów finansowych budżetu Starostwa w części przewidzianej dla Wydziału.
- Administrowanie budynkami Starostwa.
- Prowadzenie inwestycji, remontów kapitalnych oraz konserwacji budynków Starostwa.
- Gospodarowanie środkami rzeczowymi oraz zabezpieczenie mienia Starostwa.
- Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym oraz konserwacja i naprawy wyposażenia Starostwa.
- Obsługa techniczna dotycząca porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej.
- Wdrażanie postępu technicznego w pracy Starostwa.
- Nadawanie numerów dla mienia będącego własnością Starostwa.
- Prowadzenie dokumentacji z przeglądów technicznych budynku i garażu Starostwa.
- Odbiór korespondencji z Urzędu Pocztowego oraz jej wysyłanie zgodnie z udzielonym upoważnieniem.
- Dbałość i odpowiedzialność za symbole państwowe.
- W zakresie obsługi informatycznej:
- Administrowanie siecią komputerową.
- Instalacja programów komputerowych z udziałem instruktażu ich obsługi.
- Redagowanie stron internetowych Starostwa.
- Redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej.
- Konserwacja i usuwanie drobnych usterek sprzętu komputerowego.
- Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem centrali telefonicznej.
- Dozór stałego łącza internetowego DSL.
- Pełnienie funkcji administratora systemów informatycznych.
- Nadzór i zapewnienie odpowiedniej ochrony dostępu do systemu informatycznego w Starostwie oraz zabezpieczenie danych przed utratą, zniszczeniem i niepożądaną modyfikacją, poprzez właściwe ich archiwizowanie i bezpieczne przechowywanie w Starostwie i poza gmachem urzędu, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i wydanymi instrukcjami.
- Prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania (metryczki).
- Monitorowanie legalności używanych programów komputerowych przez pracowników Starostwa.
- Wdrażanie polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym.
- Pełnienie funkcji administratora systemu teleinformatycznego w którym będą przetwarzane informacje niejawne.
- Wdrażanie postępu technicznego w informatyzacji Starostwa i ciągłe rozbudowywanie infrastruktury informatycznej.
- W zakresie obsługi i kierowania samochodami Starostwa:
- Wykonywanie obowiązków kierowcy samochodów służbowych Starostwa Powiatowego.
- Dbanie o stan techniczny i ogólny wygląd pojazdów.
- Rozliczanie na bieżąco zużycia paliwa i systematyczne prowadzenie miesięcznych kart eksploatacji pojazdów.
- Utrzymanie w należytym stanie miejsca garażowania pojazdów oraz zabezpieczenie ich przed włamaniem:
- utrzymywanie w należytym stanie dachów oraz rynien w garażach,
- utrzymywanie w należytym stanie części zamiennych do obu samochodów oraz opon zapasowych.
- W zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego:
- Obsługa Komisji Bezpieczeństwa i Porządku przy Staroście.
- Dokonywanie bieżącej oceny zagrożenia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli na terenie powiatu.
- Bieżąca ocena wdrażania i funkcjonowania programu „Razem Bezpieczniej” na terenie powiatu.
- W zakresie zarządzania kryzysowego:
- Zatwierdzanie programów działania powiatowych służb, inspekcji i straży.
- Koordynacja działań w zakresie prawidłowego przepływu informacji pomiędzy służbami, inspekcjami i strażami a starostą.
- Zapewnienie całodobowego funkcjonowania Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego.
- Koordynowanie akcji społecznej na obszarze zagrożonym lub dotkniętym klęską żywiołową i współdziałania w tym zakresie z organizacjami społecznymi.
- Koordynowanie programowych działań służb, inspekcji i straży przy organizowaniu imprez masowych.
- Prowadzenie analiz i opracowywania prognoz dotyczących zagrożeń na terenie powiatu oraz koordynacji akcji ratowniczych i procesu odbudowy.
- Prowadzenie analizy sił i środków krajowego systemu ratowniczo - gaśniczego na obszarze powiatu.
- Budowanie systemu koordynacji działań jednostek ochrony przeciwpożarowej wchodzących w skład krajowego systemu ratowniczo - gaśniczego oraz służb, inspekcji, straży i innych podmiotów biorących udział w działaniach ratowniczych na obszarze powiatu.
- Organizowanie systemu łączności, alarmowania i współdziałania między podmiotami uczestniczącymi w działaniach ratowniczych na obszarze powiatu.
- Koordynacja działań na terenie powiatu w zapobieganiu skutkom klęski żywiołowej lub ich usunięciu.
- Zapewnienie działania Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego.
- Ustalanie wykazu instytucji państwowych, przedsiębiorców i innych jednostek organizacyjnych oraz społecznych organizacji ratowniczych funkcjonujących na ich terenie, przewidzianych do prowadzenia przygotowań i realizacji przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej.
- W zakresie spraw obronnych:
- Powoływanie do wykonania obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych.
- Opracowywanie rocznych wytycznych oraz planu zasadniczych zamierzeń w zakresie wykonywania zadań obronnych.
- Opracowywanie planów i programów szkolenia obronnego, a także organizowanie szkolenia i prowadzenia dokumentacji szkoleniowej.
- Opracowywanie, uzgadnianie i przedkładanie do akceptacji planu operacyjnego funkcjonowania powiatu, a także stosownych programów obronnych.
- Opracowanie i uaktualnianie planu przygotowań służby zdrowia w powiecie na potrzeby obronne.
- Realizowanie przedsięwzięć związanych z przygotowaniem Stanowiska Kierowania Starosty, zapewniającego realizację zadań obronnych w wyższych stanach gotowości obronnej państwa.
- Opracowanie projektu regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego na czas wojny oraz projektu zarządzenia Starosty wprowadzającego w życie w. w. regulamin.
- Opracowywanie i bieżące uaktualnianie dokumentów zapewniających sprawne wykonywanie zadań obronnych w wyższych stanach gotowości obronnej.
- Opracowywanie i uaktualnianie dokumentacji Stałego Dyżuru.
- Realizowanie przedsięwzięć związanych ze świadczeniami na rzecz obrony, w zakresie potrzeb wynikających z zadań realizowanych przez Starostę.
- Prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem żołnierzy rezerwy od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i wojny.
- Przygotowywanie, monitorowanie przebiegu oraz rozliczanie kwalifikacji wojskowej, w tym sporządzanie sprawozdań.
- Opracowywanie dokumentacji oraz realizowania innych przedsięwzięć przygotowawczych do prowadzenia Akcji Kurierskiej.
- Prowadzenie Akcji Kurierskiej.
- Współpraca z terenowymi organami administracji wojskowej.
- Planowanie i prowadzenie kontroli z zakresu realizacji zadań obronnych.
- W zakresie obrony cywilnej:
- Dokonywanie oceny stanu przygotowań obrony cywilnej realizowanych przez samorządy gminne.
- Opracowywanie powiatowego planu obrony cywilnej i opiniowaniu planów obrony cywilnej samorządów gminnych.
- Opracowywanie planu działania Starostwa Powiatowego i uzgadnianiu planów działania samorządów gminnych.
- Organizowanie i koordynowanie szkoleń oraz ćwiczeń obrony cywilnej.
- Przygotowanie i zapewnienie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach na terenie powiatu.
- Tworzenie i przygotowywanie do działania jednostek organizacyjnych obrony cywilnej na terenie powiatu.
- Przygotowywanie i organizowanie ewakuacji ludności na wypadek powstania masowego zagrożenia dla życia i zdrowia na znacznym obszarze.
- Planowanie i zapewnienie środków transportowych, warunków bytowych oraz pomocy przed medycznej, medycznej i społecznej dla ewakuowanej ludności.
- Planowanie i zapewnienie ochrony płodów rolnych i zwierząt gospodarskich oraz produktów żywnościowych i pasz, a także ujęć i urządzeń wodnych na wypadek zagrożenia zniszczeniem.
- Planowanie i zapewnienie ochrony oraz ewakuacji dóbr kultury i innego mienia na wypadek zagrożenia zniszczeniem.
- Wyznaczanie zakładów opieki zdrowotnej zobowiązanych do udzielania pomocy medycznej poszkodowanym w wyniku masowego zagrożenia życia i zdrowia ludności oraz nadzorowaniu przygotowania tych zakładów do niesienia tej pomocy.
- Zapewnienie dostaw wody pitnej dla ludności i wyznaczonych zakładów przemysłu spożywczego oraz wody dla urządzeń specjalnych do likwidacji skażeń i do celów przeciwpożarowych.
- Prowadzenie magazynu sprzętu, materiałów i wyposażenia obrony cywilnej, w tym:
- zaopatrywanie organów i formacji obrony cywilnej w sprzęt, środki techniczne i umundurowanie niezbędne do wykonywania zadań obrony cywilnej,
- zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji, eksploatacji, remontu i wymiany tego sprzętu, środków technicznych oraz umundurowania.
- Integrowanie sił obrony cywilnej oraz innych służb, w tym sanitarno-epidemiologicznych, i społecznych organizacji ratowniczych do prowadzenia akcji
ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska. - Zapewnienie warunków do odbywania zasadniczej służby w obronie cywilnej.
- W zakresie obsługi Punktu Ewidencji Informacji Niejawnych:
- Prowadzenie punktu ewidencji informacji niejawnych.
- Bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone w Starostwie Powiatowym w Gołdapi.
- Udostępnianie lub wydawanie dokumentów osobom posiadającym stosowne uprawnienia, tj. poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie oraz zaświadczenie o obyciu szkolenia.
- Egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne.
- Prowadzenie bieżącej kontroli postepowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne.
- Kontrola przestrzegania właściwego oznaczania dokumentów.
- Wykonywanie zadań związanych z ewidencją dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone polegających na przyjmowaniu, rejestrowaniu, przechowywaniu, przekazywania i wysyłaniu dokumentów zwierających informacje niejawne.
- Prowadzenie Dziennika ewidencji dokumentów o klauzuli zastrzeżone, Książki doręczeń przesyłek miejscowych, Rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek.
- Wykonywanie poleceń pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych w zakresie przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych.
- W zakresie promocji powiatu:
- Kreowanie i określanie kierunków działań związanych z promocją powiatu gołdapskiego.
- Opracowywanie projektu budżetu w zakresie działalności wydziału.
- Rozliczanie i nadzór środków finansowych w zakresie promocji powiatu.
- Współdziałanie w zakresie promocji powiatu z komórkami organizacyjnymi Starostwa, organami administracji rządowej i samorządowej, związkami, zrzeszeniami i stowarzyszeniami, i innymi instytucjami.
- Projektowanie i uzgadnianie wzorów oraz zamawianie i realizacja materiałów promocyjnych.
- Prowadzenie magazynu i rejestru materiałów i wydawnictw promocyjnych.
- Planowanie i opracowywanie kalendarza imprez promujących powiat.
- Organizowanie imprez kształtujących i promujących wizerunek powiatu gołdapskiego (dni otwartych, festiwali, festynów, targów, imprez wystawienniczych, charytatywnych).
- Promowanie powiatu w kraju i za granicą.
- Koordynowanie inicjatyw i podejmowanie działań w zakresie współpracy pomiędzy samorządami lokalnymi, regionami i współpracy międzynarodowej w celu promocji Powiatu.
- Przygotowywanie i wdrażanie projektów pozainwestycyjnych związanych z promocją powiatu.
- Koordynowanie działań związanych z organizacją uroczystości powiatowych.
- Koordynowanie i inicjowanie kontaktów zagranicznych, wspólnych przedsięwzięć w ramach porozumień z partnerami zagranicznymi oraz realizacja działań wynikających z zawartych porozumień i umów.
- Integracja społeczności powiatu gołdapskiego i podejmowanie działań na rzecz wspólnej identyfikacji mieszkańców z powiatem gołdapskim, identyfikacji wizualnej (logo, misja).
- W zakresie kontaktów z mediami i wizerunku powiatu:
- Opracowywanie, redagowanie i przygotowywanie informacji z wydarzeń, w których uczestniczyli przedstawiciele powiatu.
- Opracowywanie i przygotowywanie biuletynu informacyjnego powiatu gołdapskiego.
- Rozpowszechnianie w dostępnych mediach i środkach masowego przekazu materiałów informacyjnych na temat działalności powiatu gołdapskiego.
- Koordynowanie działań w zakresie obejmowania honorowym patronatem przez Starostę.
- Prowadzenie korespondencji okolicznościowej i kalendarium uroczystości związanych
z życiem społeczno - gospodarczym i kulturowym Powiatu. - Prowadzenie kroniki powiatu.
- Gromadzenie i archiwizowanie publikacji i wydawnictw własnych oraz powstałych z udziałem powiatu.
- Monitorowanie środków masowego przekazu oraz stron internetowych w zakresie istotnych publikacji medialnych dotyczących powiatu gołdapskiego oraz informowanie o tym Starosty.
- Organizowanie kontaktów z mediami.
- Aktywne informowanie na temat działań powiatu i organizowanie konferencji prasowych.
- Wykonywanie zadań wynikających z pełnienia funkcji nieetatowego rzecznika prasowego.
- Realizowanie zadań wynikających z przestrzegania prawa prasowego.
- Prowadzenie kampanii informacyjnych.
- Oprawa medialna imprez powiatowych.
- Obsługa informacyjna wydarzeń związanych z działalnością powiatu.
- Prowadzenie kalendarza rocznic, świąt branżowych, uroczystości związanych z życiem powiatu.
- Aktualizacja danych zawartych na BIP oraz na stronie internetowej starostwa w zakresie działalności swojego stanowiska.
- W zakresie kultury, turystyki i sportu:
- Prowadzenie spraw związanych z organizowaniem działalności kulturalnej, turystycznej i sportowej w powiecie.
- Planowanie i opracowywanie kalendarza imprez kulturowych.
- Prowadzenie spraw związanych z rozwojem życia kulturalnego powiatu w sferze organizacyjno – finansowej.
- Popularyzacja zabytków powiatu.
- Współdziałanie z placówkami kulturalnymi w organizacji imprez artystycznych, rozrywkowych, uroczystości i świąt.
- Popularyzacja walorów rekreacji ruchowej i sportu.
- Współorganizowanie imprez sportowo – rekreacyjnych.
- Współpraca z organizacjami sportowymi na rzecz rozwoju sportu w powiecie.
- Promowanie potencjału turystycznego powiatu.
- Prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad działalnością młodzieżowych schronisk turystycznych.
- Współpraca przy organizacji imprez turystycznych.
- W zakresie innych zadań:
- Prowadzenie archiwum zakładowego.
- Pełnienie funkcji Koordynatora ds. dostępności.
- Wykonywanie czynności techniczno-ewidencyjnych związanych z odbiorem oświadczeń majątkowych członków zarządu powiatu, sekretarza powiatu, skarbnika powiatu, kierowników jednostek organizacyjnych oraz osób wydających decyzje administracyjne w imieniu Starosty.
- Współpraca z właściwym miejscowo urzędem skarbowym w zakresie oświadczeń majątkowych.
- Realizacja zadań z zakresu nieodpłatnej pomocy prawnej.
- Realizacja zadań w zakresie wyboru instytucji finansowej do zarządzania oraz prowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych.
- promowania Pracowniczych Planów Kapitałowych.
- Realizacja zadań w zakresie zbierania, analizowania i przechowywania deklaracji i oświadczeń pracowników w zakresie uczestnictwa/rezygnacji w/z Pracowniczych Planach Kapitałowych.