Gmina
Skąpe

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

WÓJT GMINY SKĄPE ZAPRASZA DO ZŁOŻENIA OFERTY CENOWEJ NA:
świadczenie usługi przesyłek pocztowych dla Urzędu Gminy Skąpe

ZAMAWIAJĄCY
Gmina Skąpe
66-213 Skąpe 65
NIP: 927-14-00-236
Regon: 970770505

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów (przesyłki listowe i paczki pocztowe), które będą realizowane na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640 ze zm.).

1. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g), w tym:

1. zwykłe ekonomiczne – przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii
2. zwykłe priorytetowe – przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii
3. polecone ekonomiczne – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną
   i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem
4. polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym
5. polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru
6. polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru
7. przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością – przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę

o wymiarach:

• maksymalnych – 900 mm, stanowiących sumę długości, szerokości i wysokości, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 600 mm
• minimalnych – strony adresowej 90x140 mm

1. Przez paczki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o masie do 10 000 g

1. ekonomiczne – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii
2. priorytetowe – paczki rejestrowane najszybszej kategorii
3. paczki pocztowe z zadeklarowaną wartością – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością
4. ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru

o wymiarach, z których największy nie przekracza 1500 mm, a suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie przekracza 3000 mm.

Obowiązki Zamawiającego i Wykonawcy:

1. Zamawiający zobowiązuje się do:

1. umieszczania na przesyłce listowej i paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej skrzynce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, zadeklarowana wartość czy za zwrotnym poświadczeniem odbioru ZPO), umieszczania nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę
2. nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, tj. przekazaniu przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku: rejestrowanych wg kolejności wpisów w pocztowej książce nadawczej; nierejestrowanych w podziale wynikającym z zestawienia ilościowo-wartościowego
3. nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:

- dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej
w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek
- dla przesyłek zwykłych (nierejestrowanych) – zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek
Wzory pocztowej książki nadawczej oraz zestawienia ilościowo-wartościowego zostaną uzgodnione z Wykonawcą

1. nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia
2. opakowanie przesyłek listowych w kopertach odpowiednio zabezpieczonych przed dostępem do jej zawartości, ponadto powinno uniemożliwiać przesyłki w czasie przemieszczania

1. Wykonawca zobowiązuje się do:

1. dostarczania we własnym zakresie wszelkich materiałów niezbędnych do specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania właściwego dla danego Wykonawcy, jeśli przesyłki listowe oraz paczki będą tego wymagać
2. doręczania do siedziby Zamawiającego, o której mowa w pkt. II.1 pokwitowane przez adresata potwierdzenia odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od daty doręczenia
3. w przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania usługi Wykonawca będzie zobowiązany zapłacić Zamawiającego należne odszkodowanie, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe

Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:
Od 01.01.2025 r. do 31.12.2025 r.
Przy wyborze oferty do realizacji, zamawiający będzie kierował się kryterium:
Najniższa cena.
Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty:

1. formularz oferty wg załączonego wzoru - zał. nr 2,
2. zaświadczenie o uprawnieniach do wykonywania przedmiotu zamówienia.

Złożona oferta utrzymuje ważność min. 30 dni i może być przedłużona za zgodą stron na dłuższy okres.
Opis sposobu obliczenia ceny w składanej ofercie:
Cena powinna zawierać:
wartość usługi określoną w oparciu o przedmiot zamówienia,
obowiązujący podatek od towarów i usług VAT,
zmiana cen w trakcie obowiązywania umowy jest możliwa w przypadku zmiany Cennika Usług Powszechnych w trybie przewidywanym w Ustawie Prawo Pocztowe i zatwierdzonej przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną, oraz spełniającą wszystkie wymagane warunki.
Miejsce i termin złożenia oferty:
Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 27.11.2024 r. w siedzibie Zamawiającego lub przesłać na adres mailowy: sekretariat@skape.pl (liczy się data wpływu do tutejszego Urzędu).
Miejsce i termin otwarcia oferty:
Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 28.11.2024 r., o godz. 9.00 w siedzibie Zamawiającego.
Informację o wyborze Wykonawcy Zamawiający przekaże zainteresowanym na ich wniosek, we wcześniej uzgodniony z nimi sposób.
Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami są:
Natalia Wojtalak tel. 68 341 92 27, mail: sekretariat@skape.pl.
Informacje dotyczące zawierania umowy:
Projekt umowy zostanie przesłany do wybranego w trakcie postępowania oferenta.

/-/ Wójt Gminy Skąpe
Zbigniew Woch
…………………………
podpis

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych
W związku z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy Panią/Pana, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Gmina Skąpe, Skąpe 65, 66-213 Skąpe, urzad@skape.pl , tel. 683419212.
2. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych można się kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych u Administratora listownie na adres Administratora, na adres e-mail: iod@skape.pl  lub tel. 683419213.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu złożenia oferty handlowej i zawarcia umowy/realizacji zlecenia.
4. Podstawą prawną dla przetwarzania danych jest:

• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze wynikającego z Zarządzenia Nr 66/2019 Wójta Gminy Skąpe z dnia 31 października 2019 r. w sprawie ustalenia procedur udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Skąpe i gminnych jednostkach organizacyjnych.
• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;.

1. Odbiorcą danych osobowych będą:

• organy publiczne oraz inne podmioty, którym Administrator udostępni dane na podstawie przepisów prawa,

• podmioty, które przetwarzają Pani/Pana dane osobowe w imieniu Administratora na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. podmioty przetwarzające).

1. Dane osobowe nie są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
2. Dane osobowe będą przechowywane do momentu ustania celu przetwarzania wskazanego w pkt 3. Następnie wraz z tą datą zostaną zarchiwizowane zgodnie z przepisami prawa  obowiązującymi w tym zakresie (10 - lat).
3. Informujemy, iż przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych.
4. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych.
5. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj.: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.
6. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne jednak niezbędne do złożenia oferty i ewentualnego zawarcia i realizacji umowy/zlecenia.
7. W trakcie przetwarzania danych żadne decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany oraz nie będą budowane żadne profile.