Ośrodek Pomocy Społecznej
w Tułowicach

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

Ośrodek Pomocy Społecznej w Tułowicach

W związku z art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej: „RODO”, informujemy, że:

I. ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ośrodek Pomocy Społecznej w Tułowicach, ul. Porcelanowa 8, 49-130 Tułowice, tel. (77) 460 06 73, e-mail: opstulowice@opstulowice.pl, dalej: „Administrator” albo „OPS”.

II. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani/Pan kontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych: adres poczty elektronicznej: iod@opstulowice.pl; pisemnie na adres siedziby Administratora. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych są publikowane w celu zapewnienia łatwego i bezpośredniego kontaktu w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych.

III. CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWY PRAWNE

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z realizacją przez OPS zadań publicznych, wynikających wprost z przepisów prawa lub określonych zadaniami statutowymi OPS. Dane mogą być przetwarzane w szczególności w celu realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego, dodatków i innych form wsparcia, pracy socjalnej, usług opiekuńczych, wsparcia rodziny, przeciwdziałania przemocy domowej, obsługi postępowań administracyjnych, prowadzenia korespondencji, realizacji obowiązków sprawozdawczych, archiwalnych, kontrolnych i rozliczeniowych.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest w szczególności art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, oraz art. 6 ust. 1 lit. e RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym albo w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi.

Przetwarzanie może być również niezbędne w celu wykonania umowy, której jest Pani/Pan stroną, albo do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy. W takim przypadku podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, przy czym podstawa ta ma zastosowanie wyłącznie do spraw, w których rzeczywiście dochodzi do zawarcia lub wykonywania umowy.

Mogą również wystąpić przypadki, w których zostanie Pani/Pan poproszona/y o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu i zakresie. Zgoda jest stosowana wyłącznie wtedy, gdy przepisy prawa nie przewidują innej właściwej podstawy przetwarzania. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku szczególnych kategorii danych osobowych - art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Jeżeli w konkretnej sprawie OPS przetwarza szczególne kategorie danych osobowych, w szczególności dane dotyczące zdrowia, niepełnosprawności, sytuacji rodzinnej lub społecznej, podstawą prawną przetwarzania mogą być również art. 9 ust. 2 lit. b, g lub h RODO, w zakresie wynikającym z przepisów prawa i charakteru realizowanych zadań. Jeżeli na podstawie przepisów prawa niezbędne jest przetwarzanie danych dotyczących wyroków skazujących lub czynów zabronionych, przetwarzanie odbywa się z uwzględnieniem art. 10 RODO.

Dane osobowe są przetwarzane w szczególności na podstawie przepisów regulujących zadania OPS, w tym ustawy o pomocy społecznej, ustawy o świadczeniach rodzinnych, ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, ustawy o przeciwdziałaniu przemocy domowej, Kodeksu postępowania administracyjnego, przepisów dotyczących finansów publicznych, rachunkowości, sprawozdawczości, kontroli oraz narodowego zasobu archiwalnego i archiwów.

IV. KATEGORIE PRZETWARZANYCH DANYCH

Zakres przetwarzanych danych zależy od rodzaju sprawy i wynika z przepisów prawa albo z charakteru sprawy, z którą zwraca się Pani/Pan do OPS. Administrator może przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko, numer PESEL, datę urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, dane kontaktowe, dane dotyczące sytuacji rodzinnej, majątkowej, dochodowej, zawodowej, mieszkaniowej, zdrowotnej, niepełnosprawności, korzystania ze świadczeń, dane członków rodziny, dane przedstawicieli ustawowych, opiekunów lub pełnomocników, informacje wynikające z wywiadów środowiskowych, dokumentów urzędowych, oświadczeń, decyzji administracyjnych i prowadzonej korespondencji.

Administrator przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego celu i wynikającym z obowiązujących przepisów prawa.

V. ŹRÓDŁA POCHODZENIA DANYCH

Dane osobowe mogą być pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, od jej przedstawiciela ustawowego, pełnomocnika, członków rodziny albo innych osób uczestniczących w postępowaniu.

W przypadkach przewidzianych przepisami prawa dane mogą być pozyskiwane również z innych źródeł, w szczególności od organów administracji publicznej, sądów, Policji, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, urzędów pracy, placówek oświatowych, podmiotów leczniczych, innych jednostek pomocy społecznej, rejestrów publicznych oraz innych podmiotów uprawnionych lub zobowiązanych do przekazania danych na podstawie przepisów prawa.

VI. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Mogą to być w szczególności organy administracji publicznej, sądy, organy ścigania, organy kontrolne, wojewoda, jednostki samorządu terytorialnego, jednostki organizacyjne pomocy społecznej, instytucje zabezpieczenia społecznego oraz inne podmioty uczestniczące w realizacji zadań OPS.

Dane mogą być również przekazywane podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora, w szczególności dostawcom systemów informatycznych i usług IT, podmiotom świadczącym usługi serwisowe, hostingowe, pocztowe, kurierskie, bankowe, księgowe, prawne, archiwizacyjne oraz podmiotom wykonującym na rzecz OPS określone usługi lub zadania, w zakresie niezbędnym do ich realizacji i na podstawie odpowiednich umów lub przepisów prawa.

Dane osobowe nie są udostępniane podmiotom nieuprawnionym.

VII. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe przetwarzane przez Administratora przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, oraz zgodnie z terminami archiwizacji określonymi przez ustawy kompetencyjne, ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisy wykonawcze dotyczące instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt i organizacji archiwów zakładowych. Oznacza to, że okres przechowywania danych zależy od rodzaju sprawy oraz kategorii archiwalnej dokumentacji. Po upływie wymaganego okresu przechowywania dane zostaną usunięte, zniszczone albo przekazane do archiwum zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody albo do czasu osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane, chyba że dalsze przechowywanie będzie wymagane przepisami prawa lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

VIII. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Pani/Panu prawo żądania od Administratora: dostępu do treści swoich danych osobowych, sprostowania danych osobowych, usunięcia danych osobowych, ograniczenia przetwarzania danych osobowych, przenoszenia danych osobowych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Uprawnienia te przysługują w przypadkach i na zasadach określonych w RODO, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów prawa, w szczególności gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego, realizacji zadania publicznego, prowadzenia postępowania administracyjnego, archiwizacji dokumentacji albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do przenoszenia danych ma zastosowanie zasadniczo wtedy, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany. Prawo sprzeciwu przysługuje w przypadkach, gdy podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO. Wniesienie sprzeciwu nie powoduje automatycznego zaprzestania przetwarzania, jeżeli Administrator wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw przetwarzania albo gdy dalsze przetwarzanie wynika z przepisów prawa.

IX. PRAWO DO COFNIĘCIA ZGODY

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody nie wpływa również na przetwarzanie danych, które odbywa się na innej podstawie prawnej, w szczególności gdy OPS jest zobowiązany do przetwarzania danych na podstawie przepisów prawa.

X. PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.  

XI. INFORMACJA O WYMOGU PODANIA DANYCH ORAZ KONSEKWENCJACH NIEPODANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych może być wymogiem ustawowym, umownym albo warunkiem zawarcia umowy. Podanie danych może być również niezbędne do rozpatrzenia sprawy, przyznania świadczenia, wykonania usługi, realizacji pomocy, udzielenia odpowiedzi na korespondencję albo wykonania innego zadania OPS.

W przypadku, gdy będzie istniał obowiązek ustawowy, a nie poda Pani/Pan swoich danych, Administrator nie będzie mógł zrealizować zadania ustawowego, co może skutkować brakiem możliwości realizacji celu lub konsekwencjami przewidzianymi przepisami prawa. W przypadku, kiedy podanie danych będzie warunkiem zawarcia umowy, a nie poda Pani/Pan swoich danych, Administrator nie będzie mógł zawrzeć takiej umowy. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, podanie danych jest dobrowolne, a brak zgody nie może powodować negatywnych konsekwencji w zakresie realizacji ustawowych zadań OPS.

XII. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI, PROFILOWANIE

Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane w rozumieniu art. 22 RODO.

XIII. PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH

Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych odbiorcom do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Jeżeli w konkretnym procesie przetwarzania doszłoby do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, osoba, której dane dotyczą, zostanie o tym poinformowana zgodnie z RODO, z uwzględnieniem podstawy przekazania i stosowanych zabezpieczeń.

XIV. INFORMACJE DODATKOWE DOTYCZĄCE ŚWIADCZEŃ Z POMOCY SPOŁECZNEJ

W sprawach dotyczących przyznawania i udzielania świadczeń z pomocy społecznej OPS jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w celu realizacji zadań określonych w ustawie o pomocy społecznej. W zakresie przewidzianym art. 100 ustawy o pomocy społecznej wykonanie obowiązku informacyjnego może następować przez zamieszczenie informacji, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, w widocznym miejscu w budynku, w którym udzielane są świadczenia lub świadczone usługi, a osoba, której dane dotyczą, powinna zostać poinformowana o tym najpóźniej przy pierwszej czynności skierowanej do tej osoby.

Niniejsza klauzula ma charakter ogólnej informacji o przetwarzaniu danych osobowych przez OPS. W konkretnych sprawach, w szczególności przy formularzach, wnioskach, rekrutacji, zamówieniach, umowach, monitoringu wizyjnym lub innych odrębnych procesach przetwarzania, Administrator może stosować dodatkowe lub szczegółowe klauzule informacyjne dostosowane do danego procesu.